Với các loại định dạng file PDF, Word hầu hết người dùng đều đã khá quen thuộc bởi sự tiện lợi, dễ đọc, dễ in. Tuy nhiên, khi hóa đơn điện tử được gửi dưới dạng file XML (đây là một loại định dạng bắt buộc của HĐĐT) không ít kế toán, nhân viên văn phòng hay chủ doanh nghiệp nhỏ bắt đầu cảm thấy bối rối về nội dung hiển thị toàn mã code khó hiểu, mơ hồ về giá trị pháp lý hay cách kiểm tra nội dung hóa đơn XML sao cho chính xác.

Trong bài viết này, Wi Team sẽ giúp bạn hiểu rõ về khái niệm, hướng dẫn cách tải, mở, đọc file XML hóa đơn điện tử dễ dàng trên máy tính.

1. Tổng quan về file XML hóa đơn điện tử

Theo Nghị Định số 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ

Định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh "eXtensible Markup Language" được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin)

Định dạng hóa đơn điện tử gồm hai thành phần:

• Thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hoá đơn điện tử

• Thành phần chứa dữ liệu chữ ký số

Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế.

Trích: Mục 2 điều 12 quy định về hóa đơn điện tử

1.1. File XML hóa đơn điện tử là gì?

File XML hóa đơn điện tử là một tệp dữ liệu có cấu trúc, được sử dụng để chứa thông tin của hóa đơn điện tử theo định dạng XML (Extensible Markup Language). Đây là định dạng chuẩn được Tổng cục Thuế Việt Nam quy định và bắt buộc sử dụng khi lập, truyền nhận và lưu trữ hóa đơn điện tử.

1.2. Tại sao lại dùng định dạng XML hóa đơn điện tử?

XML là định dạng được lựa chọn vì những ưu điểm sau:

• Có cấu trúc rõ ràng: Dữ liệu trong file XML được tổ chức theo các thẻ (tags) lồng nhau, giúp dễ dàng xác định và trích xuất thông tin. Ví dụ, sẽ có thẻ cho "Mã số thuế", "Tên người bán", "Tổng tiền".

• Dễ đọc và hiểu: Mặc dù là định dạng máy tính, nhưng việc đọc file XML hóa đơn điện tử rất dễ dàng, giúp việc kiểm tra và đối chiếu thông tin thuận tiện hơn.

• Khả năng mở rộng: XML cho phép thêm các trường thông tin mới mà không ảnh hưởng đến cấu trúc hiện có, phù hợp với các quy định có thể thay đổi trong tương lai.

• Trao đổi dữ liệu hiệu quả: File XML có thể dễ dàng được các hệ thống phần mềm khác nhau (như phần mềm kế toán, phần mềm hóa đơn điện tử, hệ thống của cơ quan thuế) đọc, ghi và xử lý, giúp tự động hóa quá trình lập và quản lý hóa đơn.

1.3. Nội dung chính của file XML hóa đơn điện tử

Một file XML hóa đơn điện tử thường chứa đầy đủ các thông tin cần thiết của một hóa đơn, bao gồm:

• Thông tin chung về hóa đơn: Số hóa đơn, ngày lập, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, mẫu số hóa đơn.

• Thông tin người bán: Tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ, số điện thoại, tài khoản ngân hàng.

• Thông tin người mua: Tên đơn vị/cá nhân, mã số thuế (nếu có), địa chỉ.

• Thông tin hàng hóa, dịch vụ: Tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế.

• Tổng cộng: Tổng tiền trước thuế, tổng tiền thuế, tổng cộng tiền thanh toán.

• Chữ ký số: Đây là phần quan trọng nhất, đảm bảo tính toàn vẹn và xác thực của hóa đơn. Chữ ký số được nhúng trực tiếp vào file XML.

1.4. Vai trò của file XML hóa đơn điện tử

File XML hóa đơn điện tử đóng vai trò trung tâm trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử:

• Là bằng chứng pháp lý: File XML chứa chữ ký số hợp lệ được coi là bản gốc có giá trị pháp lý của hóa đơn.

• Dùng để gửi cho người mua: Người bán sẽ gửi file XML này (cùng với bản thể hiện hóa đơn định dạng PDF) cho người mua.

• Dùng để gửi cho cơ quan thuế: Doanh nghiệp phải nộp file XML này lên hệ thống của Tổng cục Thuế để báo cáo và lưu trữ.

• Lưu trữ: File XML được lưu trữ điện tử, thay thế cho việc lưu trữ hóa đơn giấy truyền thống, giúp tiết kiệm chi phí và diện tích.

• Tích hợp hệ thống: File XML là cơ sở để các phần mềm tự động nhập liệu thông tin hóa đơn vào hệ thống kế toán hoặc các hệ thống quản lý khác của doanh nghiệp.

2. Hướng dẫn cách đọc file XML hóa đơn điện tử

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách đọc file XML hóa đơn điện tử trên máy tính phổ biến và dễ sử dụng, giúp bạn tiết kiệm thời gian và tránh sai sót trong công việc.

2.1. Cách 1: Mở file XML hóa đơn điện tử trực tiếp trên máy tính

Để mở file XML hóa đơn điện tử trực tiếp trên máy tính bạn thực hiện theo 2 bước sau:

• Bước 1: Tải hóa đơn điện tử định dạng XML về máy tính

• Bước 2: Click chuột phải vào file XML cần mở >> Chọn Open with\Internet Explorer hoặc Microsoft Edge

Lưu ý: Cách mở file XML này chỉ hiển thị ở dạng code.

2.2. Cách 2: Sử dụng phần mềm đọc hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế iTaxviewer

Bạn có thể thực hiện cách khác thông qua phần mềm Interview đọc file XML hóa đơn điện tử do Tổng cục Thuế phát hành. Cách sử dụng cũng rất đơn giản, bạn chỉ cần thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Tải phần mềm đọc hóa đơn điện tử đuôi XML iTaxviewer về máy tính

Bước 2:

• Kích đúp vào file XML cần xem nội dung tờ khai

• Hoặc nhấn vào biểu tượng thư mục màu vàng ở góc trên cùng bên trái hay nhấn vào thẻ Tệp hồ sơ, chọn Mở tệp hồ sơ tại giao diện chính của ứng dụng

Lưu ý: Phần mềm iTaxviewer chỉ có thể sử dụng trên hệ điều hành Windows.

3. Các bước kiểm tra tính hợp lệ của file XML hóa đơn điện tử

Bước 1: Kiểm tra định dạng và cấu trúc XML

Mở file trực tiếp bằng trình duyệt trên máy tính theo các bước Wi Team đã hướng dẫn ở trên và đảm bảo file có cấu trúc chuẩn theo quy định của Tổng cục Thuế.

• Các thẻ XML phải có đầy đủ, đúng vị trí

• Không có lỗi về kết thúc thẻ hoặc thiếu thuộc tính bắt buộc

• Mã hóa UTF-8 (không có ký tự lạ)

Bước 2: Kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số trên hóa đơn

Mở bằng các phần mềm đọc file XML hóa đơn điện tử chuyên dụng như iTaxviewer hoặc phần mềm hóa đơn điện tử của nhà nước cung cấp.

• Nếu hợp lệ, phần mềm sẽ hiển thị trạng thái chữ ký số hợp lệ

• Nếu bị thay đổi sau khi ký, chữ ký số sẽ bị mất hoặc báo lỗi

Bước 3: Kiểm tra mã tra cứu của hóa đơn trên website của Tổng cục Thuế

Truy cập vào trang web kiểm tra hóa đơn: https://hoadondientu.gdt.gov.vn. Nhập mã số thuế người bán, mã tra cứu hóa đơn để tra cứu.

• Nếu hóa đơn hợp lệ, hệ thống sẽ hiển thị đầy đủ thông tin

• Nếu không tìm thấy hóa đơn trên hệ thống, có thể do hóa đơn chưa được gửi lên hoặc có vấn đề về tính hợp lệ

Bước 4: Kiểm tra tính hợp lệ của nội dung hóa đơn

Sau khi đọc file XML hóa đơn điện tử, cần đối chiếu kỹ các thông tin khớp với giao dịch thực tế.

• Mã số thuế, tên người bán/người mua

• Ngày phát hành hóa đơn

• Số hóa đơn, tổng tiền, thuế suất, tiền thuế

• Thông tin sản phẩm/dịch vụ

Nếu thông tin có sai sót, cần xử lý hóa đơn sai theo quy định tại Nghị định 123 và Thông tư 78.

Bước 5: Kiểm tra tính toàn vẹn của file

• Đảm bảo file không bị chỉnh sửa sau khi ký số

• Nếu file bị lỗi hoặc chỉnh sửa, chữ ký số có thể không hợp lệ

4. Cách tải phần mềm đọc hóa đơn điện tử dưới XML

Để đọc file XML hóa đơn điện tử người nộp thuế cần sử dụng phần mềm iTaxViewer ứng dụng do Tổng cục Thuế (TCT) phát hành. Phần mềm này cho phép người dùng mở và đọc các tệp hồ sơ thuế điện tử, bao gồm: tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN), thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), báo cáo hóa đơn, báo cáo tài chính, tờ khai thuế theo tháng, quý, cùng nhiều loại thông báo và báo cáo khác liên quan đến nghĩa vụ thuế.

Để tải phần mềm đọc file XML hóa đơn điện tử người dùng cần:

• Bước 1: Truy cập link http://thuedientu.gdt.gov.vn → Chọn ‘’Doanh nghiệp’’ hoặc ‘’Cá nhân’’

• Bước 2: Chọn ‘’Ứng dụng đọc tờ khai thuế XML – iTaxViewer’’ để tải ứng dụng

• Bước 3: Mở file iTaxViewer.rar đã tải về để tiền hành cài đặt → Chọn ‘’Browse’’ để chọn vị trí lưu thư mục → ‘’Next’’

• Bước 4: Bấm ‘’Install’’ để cài đặt

• Bước 5: Sau khi kết thúc cài đặt → Bấm ‘’Finish’’ để hoàn tất quá trình cài đặt.

5. Cách mở file XML thuế

5.1. Cách 1: Mở trực tiếp trong danh sách tra cứu hóa đơn

• Bạn truy cập trang https://hoadondientu.gdt.gov.vn/

• Thực hiện tra cứu hóa đơn cần xem thông tin

• Nhấp chọn vào hóa đơn cần xem sau đó chọn nút <Xem hóa đơn>

Với cách mở file XML thuế này thì có một vấn đề bất cập là sẽ không mở lại được file cũ để xem.

5.2. Cách 2: Mở một file XML vật lý

Cách này áp dụng khi bạn có một file vật lý XML ở máy tính và cần mở file này để xem hoặc kiểm tra thông tin, cách thực hiện như sau:

• Bước 1: Truy cập trang https://hoadondientu.gdt.gov.vn/

• Bước 2: Ở thanh Tab chức năng hãy kéo tới cuối cùng

• Bước 3: Nhấn chọn vào Tab <Đọc hóa đơn XML> sau đó nhấn nút <Duyệt File>

• Bước 4: Hộp thoại xuất hiện bạn chọn tới File XML cần mở.

6. Quy định về lưu trữ file XML hóa đơn điện tử

Tại điều 6 bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ Nghị Định số 123/2020/NĐ-CP quy định:

“1. Hóa đơn, chứng từ được bảo quản, lưu trữ đảm bảo:

a) Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ

b) Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán.

2. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện từ được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

3. Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, chứng từ đặt in, tự in phải bảo quản, lưu trữ đúng với yêu cầu sau:

a) Hoá đơn, chứng từ chưa lập được lưu trữ, bảo quản trong kho theo chế độ lưu trữ bảo quản chứng từ có giá.

b) Hoá đơn, chứng từ đã lập trong các đơn vị kế toán được lưu trữ theo quy định lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.

c) Hoá đơn, chứng từ đã lập trong các tổ chức, hộ, cá nhân không phải là đơn vị kế toán được lưu trữ và bảo quản như tài sản riêng của tổ chức, hộ, cá nhân đó.”

Như vậy, file XML hóa đơn điện tử sẽ được lưu trữ trên hệ thống của đơn vị cung cấp giải pháp hoặc được doanh nghiệp chủ động tải về, bảo quản trong cơ sở dữ liệu nội bộ. Thời gian lưu trữ tối thiểu là 10 năm, tuân thủ quy định pháp luật hiện hành.

7. Lưu trữ hóa đơn điện tử file XML đúng chuẩn và khoa học

Để tải và lưu trữ file XML hóa đơn điện tử, doanh nghiệp thực hiện 3 bước sau:

• Bước 1: Sau khi tra cứu và xem được hóa đơn, chọn tải hóa đơn dạng XML

• Bước 2: Nhấn OK để tải hóa đơn về máy

• Bước 3: Mở thư mục lưu hóa đơn tải về trên máy tính, giải nén file để lấy thông tin hóa đơn điện tử đã phát hành cần lưu trữ

Sau khi hoàn tất việc tải hóa đơn điện tử về máy, kế toán có thể thực hiện lưu trữ theo quy trình nội bộ của doanh nghiệp hoặc áp dụng gợi ý sau để đảm bảo tính hệ thống, dễ tra cứu và an toàn dữ liệu:

Với hóa đơn đầu vào:

• Tạo email riêng để nhận hóa đơn từ nhà cung cấp và cài đặt chuyển tiếp về email quản lý.

• Dùng email này lập thư mục Google Drive lưu trữ hóa đơn.

• Khi nhận được hóa đơn, kế toán tải về, đổi tên file theo cú pháp: Mã số thuế – Tên người bán – Số hóa đơn.

• Kiểm tra sơ bộ nội dung, nhập thông tin quan trọng vào file Excel (mã số thuế, mã tra cứu, link hóa đơn).

• Đồng bộ thư mục lưu trữ với Google Drive.

Với hóa đơn đầu ra:

• Trước khi ký, bật chế độ xem trước để kiểm tra đầy đủ thông tin: tên khách hàng, hàng hóa, số tiền, VAT, số tiền bằng chữ,…

• Sau khi ký, kiểm tra lại một lần nữa rồi mới gửi cho khách.

• Lưu hóa đơn vào thư mục riêng, cập nhật thông tin vào file Excel (tên khách hàng, MST, giá trị, mã tra cứu, link hóa đơn).

• Đồng bộ thư mục này lên Google Drive để đảm bảo an toàn và thuận tiện tra cứu.

8. Hướng dẫn chuyển file XML hóa đơn điện tử sang file PDF

8.1. Chuyển từ file XML sang PDF bằng Microsoft Print

Phần mềm Microsoft Print có chức năng chuyển định dạng file, do đó bạn có thể thực hiện cách chuyển file XML sang PDF như sau:

• Bước 1: Mở file XML cần chuyển

• Bước 2: Nhấn tổ hợp “Ctrl + Print” để mở lệnh in > Sau đó, chọn “Printer Microsoft Print to PDF”

• Bước 3: Đặt tên file vừa chuyển rồi nhấn lưu là hoàn thành

8.2. Chuyển file XML sang PDF bằng iTaxViewer

iTaxViewer là một ứng dụng cung cấp thông tin khai thuế của các cá nhân, doanh nghiệp do Tổng cục thuế ban hành. Ngoài ra, bạn cũng có thể thực hiện cách chuyển file XML sang PDF bằng iTaxViewer với các bước đơn giản như sau:

• Bước 1: Tải và cài đặt ứng dụng iTaxViewer về máy tính của bạn > Sau đó mở ứng dụng chọn “Tệp hồ sơ” > Tiếp tục nhấn vào “Mở tệp hồ sơ”

• Bước 2: Chọn file XML bạn muốn chuyển > Sau đó nhấn Open

• Bước 3: Chọn “Foxit Reader Print” tại Print để đặt tên và lưu file PDF

8.3. Lưu ý khi chuyển file XML sang PDF

Bạn có thể chọn cách chuyển file XML sang PDF tùy nhu cầu. Tuy vậy, để đảm bảo hiệu quả và an toàn, hãy lưu ý:

• Xử lý đúng các ký tự đặc biệt và mã hóa để tránh lỗi hiển thị.

• Định dạng rõ bố cục, phông chữ, màu sắc và hình ảnh trước khi chuyển đổi.

• Kiểm tra lại file PDF sau khi chuyển để đảm bảo nội dung hiển thị chính xác.

• Cân nhắc thiết lập quyền truy cập hoặc mật khẩu để bảo mật và thuận tiện chỉnh sửa sau này.

9. Các lỗi - cách khắc phục khi mở file XML hóa đơn

9.1. Tệp hồ sơ không đúng định dạng

Khi sử dụng phần mềm iTaxViewer để đọc file XML hóa đơn điện tử người dùng thường gặp lỗi định dạng file. Để khắc phục lỗi này, bạn hãy kiểm tra lại file XML.

Lưu ý: Tên file XML và thư mục chứa file cần tuân thủ các nguyên tắc sau để đảm bảo phần mềm đọc được chính xác:

• Chữ cái bình thường không dấu

• Không chứa ký tự đặc biệt như @, #, $, %

• Độ dài tối thiểu từ 6 ký tự trở lên

Nếu có, bạn hãy đặt lại tên file, tên thư mục không dấu, không chứa ký tự đặc biệt bằng cách nhấn chuột phải vào file, thư mục chứa file XML > Chọn Rename (hoặc nhấn phím tắt F2) và gõ lại tên mới.

9.2. Mã hóa hồ sơ, lỗi phiên bản không đúng

Một số mẫu tờ khai thuế hiện nay đã được Tổng cục Thuế cập nhật về định dạng và cấu trúc. Do đó, nếu bạn đang sử dụng phiên bản iTaxViewer cũ, rất có thể phần mềm sẽ không thể mở hoặc hiển thị chính xác nội dung file. Để khắc phục tình trạng này, bạn nên cài đặt phiên bản iTaxViewer mới nhất từ trang chính thức của Tổng cục Thuế để đảm bảo khả năng đọc và hiển thị chính xác các file XML theo chuẩn hiện hành.

9.3. Lỗi không mở được một số file XML

Lỗi không mở được file XML hóa đơn điện tử thường xảy ra khi bạn nâng cấp phiên bản iTaxViewer mới nhất. Để khắc phục lỗi này, bạn hãy xóa file XML đó và tải lại file mới. Sau đó, kiểm tra lại xem iTaxViewer có mở được file đó chưa nhé.

Kết Luận: Việc đọc file XML hóa đơn điện tử không còn phức tạp nếu bạn nắm rõ các bước và công cụ hỗ trợ phù hợp. Hy vọng bài viết đã giúp bạn dễ dàng thao tác với định dạng hóa đơn này, phục vụ tốt cho công việc kế toán, kiểm tra hoặc lưu trữ dữ liệu doanh nghiệp.