Từ khi các quy định về hóa đơn điện tử được siết chặt, nhiều chủ phòng khám nha khoa bắt đầu lo lắng: Không xuất hóa đơn có bị phạt không? Nha khoa có bắt buộc phải xuất hóa đơn điện tử? Dịch vụ nha khoa có chịu thuế không? Phòng khám nhỏ có bắt buộc áp dụng không? Bài viết dưới đây Wi Team tổng hợp và giải thích đơn giản, dễ hiểu, dễ áp dụng các quy định liên quan đến hóa đơn điện tử trong lĩnh vực nha khoa, giúp chủ phòng khám làm đúng ngay từ đầu và yên tâm vận hành lâu dài.

1. Nha khoa có bắt buộc phải xuất hóa đơn điện tử không?

Theo quy định hiện hành, phòng khám nha khoa khi cung cấp dịch vụ có thu tiền đều thuộc đối tượng phải lập và xuất hóa đơn điện tử, không phân biệt khách hàng có yêu cầu lấy hóa đơn hay không.

Cụ thể, nghĩa vụ này áp dụng cho:

• Phòng khám nha khoa tư nhân.

• Hộ kinh doanh cá thể.

• Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực nha khoa.

Chỉ cần phát sinh doanh thu từ dịch vụ khám, điều trị hoặc thẩm mỹ nha khoa, phòng khám phải xuất hóa đơn điện tử tại thời điểm thu tiền (tiền mặt hoặc chuyển khoản).

Lưu ý quan trọng cho chủ phòng khám:

• Khách hàng không lấy hóa đơn ⇒ phòng khám vẫn phải xuất.

• Dịch vụ không chịu thuế VAT ⇒ vẫn phải có hóa đơn để ghi nhận doanh thu và phục vụ quyết toán thuế.

Việc xuất hóa đơn điện tử không chỉ là yêu cầu pháp lý, mà còn giúp phòng khám minh bạch tài chính, kiểm soát doanh thu và giảm rủi ro khi thanh tra, kiểm tra thuế.

2. Căn cứ pháp lý quy định xuất hóa đơn điện tử cho phòng khám nha khoa

Việc xuất hóa đơn điện tử đối với phòng khám nha khoa không còn là lựa chọn mà đã trở thành nghĩa vụ pháp lý bắt buộc dựa trên các văn bản pháp luật sau đây:

1. Nghị định 123/2020/NĐ-CP - Nền tảng cốt lõi

Nghị định 123/2020/NĐ-CP (có hiệu lực từ 01/07/2022) quy định các phòng khám nha khoa phải sử dụng hóa đơn điện tử khi cung cấp dịch vụ, đảm bảo tính minh bạch, an toàn và lưu trữ chứng từ đúng quy định. Các dịch vụ nha khoa cơ bản được miễn thuế GTGT, trong khi dịch vụ thẩm mỹ chịu thuế 10%.

• Tính bắt buộc: Từ ngày 01/07/2022, toàn bộ doanh nghiệp và hộ kinh doanh (trừ một số trường hợp rất đặc thù) phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy.

• Thời điểm lập hóa đơn: Đối với dịch vụ y tế (nha khoa), thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm thu tiền (nếu thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ).

2. Nghị định 70/2025/NĐ-CP - Điểm mới về máy tính tiền

Đây là quy định mới nhất có tác động trực tiếp đến vận hành của phòng khám:

• Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền: Các cơ sở cung cấp hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng như nha khoa được yêu cầu triển khai hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế.

• Mục tiêu: Giúp minh bạch hóa các giao dịch thanh toán tiền mặt và thẻ, đảm bảo doanh thu được ghi nhận ngay khi khách hàng thanh toán tại quầy.

3. Thông tư 78/2021/TT-BTC - Hướng dẫn thực hiện

Thông tư này hướng dẫn chi tiết các ký hiệu, mẫu hóa đơn và cách xử lý sai sót khi xuất hóa đơn điện tử. Đối với nha khoa, thông tư này giúp xác định cách thể hiện các loại dịch vụ không chịu thuế GTGT trên hóa đơn.

4. Luật Thuế Giá trị gia tăng (GTGT)

Đối tượng không chịu thuế: Theo Khoản 9 Điều 5 Luật Thuế GTGT, dịch vụ y tế, dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh (bao gồm cả nha khoa điều trị) thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT.

Nghĩa vụ xuất hóa đơn: Dù không chịu thuế, nhưng theo Luật Quản lý thuế, khi có giao dịch bán hàng hóa/dịch vụ, người bán vẫn phải lập hóa đơn để ghi nhận doanh thu và làm căn cứ tính thuế thu nhập doanh nghiệp (hoặc thuế thu nhập cá nhân đối với hộ kinh doanh).

3. Trường hợp nào phòng khám nha khoa bắt buộc phải xuất hóa đơn?

Việc nắm rõ các thời điểm bắt buộc phải xuất hóa đơn giúp phòng khám tránh được rủi ro bị khép vào hành vi "trốn thuế" hoặc "lập hóa đơn sai thời điểm". Dưới đây là các trường hợp cụ thể mà phòng khám nha khoa bắt buộc phải xuất hóa đơn điện tử:

1. Khi hoàn thành dịch vụ điều trị:

Đây là trường hợp phổ biến nhất. Ngay sau khi kết thúc một ca điều trị (như nhổ răng, trám răng, lấy cao răng...) và khách hàng thanh toán, phòng khám phải lập hóa đơn ngay.

Lưu ý: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.

2. Khi thu tiền trước hoặc thu tiền theo tiến độ:

Đối với các dịch vụ nha khoa có chi phí lớn và kéo dài (như niềng răng, trồng răng Implant, bọc răng sứ), phòng khám thường thu tiền làm nhiều đợt:

• Thu tiền cọc/tạm ứng: Phải xuất hóa đơn cho số tiền đã thu ngay tại thời điểm thu tiền.

• Thu theo tiến độ: Mỗi lần khách hàng đóng phí cho một giai đoạn điều trị, phòng khám có trách nhiệm xuất hóa đơn tương ứng với số tiền đó.

3. Khi cung cấp dịch vụ theo gói (Combo):

Nếu phòng khám bán các gói dịch vụ (ví dụ: Gói chăm sóc răng miệng gia đình, gói trắng răng,...), hóa đơn phải được lập tại thời điểm thu tiền mua gói dịch vụ đó.

4. Khi khách hàng là cá nhân không lấy hóa đơn:

Đây là trường hợp phòng khám dễ vi phạm nhất. Nhiều chủ phòng khám lầm tưởng rằng khách không hỏi thì không cần xuất.

Quy định: Đối với mỗi lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, phòng khám phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua. Nếu khách hàng không lấy hóa đơn, phòng khám vẫn phải lập hóa đơn và ghi chú rõ "người mua không lấy hóa đơn".

5. Khi khách hàng yêu cầu hóa đơn (Doanh nghiệp hoặc Cá nhân):

• Khách hàng cá nhân: Cần hóa đơn để thanh toán bảo hiểm sức khỏe (Bảo hiểm bảo lãnh).

• Khách hàng doanh nghiệp: Cần hóa đơn để tính vào chi phí hợp lý khi phòng khám cung cấp dịch vụ khám răng định kỳ cho nhân viên công ty.

6. Khi thanh toán qua mọi hình thức:

Không phân biệt khách hàng trả bằng tiền mặt, chuyển khoản qua ngân hàng, hay quẹt thẻ (POS), tất cả các giao dịch này đều để lại dấu vết tài chính và bắt buộc phải có hóa đơn điện tử đối ứng để minh bạch doanh thu với cơ quan thuế.

Để đảm bảo an toàn pháp lý theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, giải pháp tối ưu cho nha khoa hiện nay là sử dụng Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Hình thức này cho phép lễ tân xuất hóa đơn ngay lập tức khi in phiếu thu, giúp phòng khám không bỏ sót bất kỳ trường hợp bắt buộc nào nêu trên.

4. Dịch vụ nha khoa có chịu thuế không? Thuế suất bao nhiêu?

Đây là câu hỏi khiến rất nhiều chủ phòng khám nha khoa nhầm lẫn. Thực tế, không phải tất cả dịch vụ nha khoa đều chịu thuế VAT, nhưng dù có chịu thuế hay không, phòng khám vẫn phải xuất hóa đơn điện tử theo quy định.

4.1. Dịch vụ nha khoa không chịu thuế VAT

Theo quy định về thuế giá trị gia tăng, các dịch vụ khám, chữa bệnh cho người thuộc nhóm không chịu thuế VAT, bao gồm:

• Khám, tư vấn và điều trị các bệnh lý răng hàm mặt.

• Các dịch vụ điều trị nha khoa mang tính y tế, phục hồi chức năng.

Với các dịch vụ này, hóa đơn điện tử vẫn phải được lập nhưng thuế suất VAT ghi là “không chịu thuế”.

4.2. Dịch vụ nha khoa có thể chịu thuế VAT

Một số dịch vụ thẩm mỹ nha khoa không nhằm mục đích điều trị bệnh có thể thuộc diện chịu thuế VAT (thường áp dụng mức 10%, tùy từng trường hợp và cách hạch toán), ví dụ:

• Dịch vụ thẩm mỹ răng mang tính làm đẹp

• Các gói dịch vụ không phục vụ mục đích điều trị y tế

Trường hợp này, phòng khám cần xác định rõ tính chất dịch vụ để áp dụng thuế suất phù hợp, tránh kê khai sai khi quyết toán.

4.3. Vì sao dịch vụ không chịu VAT vẫn phải xuất hóa đơn?

Hóa đơn là căn cứ ghi nhận doanh thu hợp pháp

• Phục vụ kê khai và quyết toán thuế.

• Giúp phòng khám minh bạch tài chính, tránh rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra.

Lưu ý cho chủ phòng khám: “Không chịu thuế” không đồng nghĩa với “không cần hóa đơn”. Đây là hiểu nhầm phổ biến khiến nhiều phòng khám bị xử phạt dù không có ý định vi phạm.

Việc hiểu rõ dịch vụ nào chịu thuế, dịch vụ nào không chịu thuế sẽ giúp phòng khám xuất hóa đơn đúng, kê khai đúng, vận hành an toàn.

Để tránh sai sót khi xuất hóa đơn, phòng khám nên cài đặt sẵn danh mục dịch vụ trên phần mềm quản lý nha khoa. Khi lễ tân chọn dịch vụ, phần mềm sẽ tự động áp mã thuế tương ứng (KCT hoặc 10%), giúp quy trình diễn ra nhanh chóng và chính xác tuyệt đối.

5. Phòng khám nha khoa có bắt buộc dùng máy tính tiền theo Nghị định 70 không?

Không phải tất cả phòng khám nha khoa đều bắt buộc dùng máy tính tiền, nhưng nhiều phòng khám thuộc diện phải áp dụng theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Máy tính tiền là thiết bị hoặc phần mềm có chức năng:

• Ghi nhận doanh thu tại thời điểm thu tiền.

• Kết nối, truyền dữ liệu hóa đơn điện tử trực tiếp đến cơ quan thuế.

• Phát hành hóa đơn nhanh cho khách hàng ngay tại quầy.

Hiện nay, máy tính tiền có thể là thiết bị vật lý hoặc phần mềm tích hợp trên máy tính, máy POS.

Trường hợp phòng khám nha khoa phải dùng máy tính tiền

Theo Nghị định 70, các cơ sở cung cấp dịch vụ trực tiếp cho người tiêu dùng và thu tiền tại chỗ có thể thuộc diện:

• Phải sử dụng máy tính tiền để lập hóa đơn điện tử

• Phải kết nối dữ liệu hóa đơn với cơ quan thuế

Đối với phòng khám nha khoa, nghĩa vụ này thường áp dụng khi:

• Có quầy thu ngân, lễ tân thu tiền trực tiếp

• Phát sinh nhiều giao dịch trong ngày

Hoạt động theo mô hình hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp cung cấp dịch vụ bán lẻ

Lợi ích khi phòng khám áp dụng máy tính tiền

Dù không phải mọi phòng khám đều bắt buộc, việc triển khai máy tính tiền mang lại nhiều lợi ích:

• Xuất hóa đơn nhanh, đúng thời điểm.

• Giảm sai sót khi nhập liệu thủ công.

• Minh bạch doanh thu, dễ đối soát.

• Thuận tiện khi thanh tra, quyết toán thuế.

Lưu ý cho chủ phòng khám: Nếu phòng khám thuộc diện áp dụng mà chưa triển khai máy tính tiền, nguy cơ bị nhắc nhở hoặc xử phạt là hoàn toàn có thể xảy ra.

Vì vậy, chủ phòng khám nên chủ động rà soát mô hình hoạt động và lựa chọn giải pháp máy tính tiền - hóa đơn điện tử phù hợp để đảm bảo tuân thủ quy định, đồng thời tối ưu vận hành lâu dài.

6. Rủi ro phòng khám nha khoa có thể gặp nếu không xuất hóa đơn đúng quy định

Việc không xuất hóa đơn hoặc xuất hóa đơn không đúng quy định không chỉ là sai sót về thủ tục, mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý và tài chính cho phòng khám nha khoa. Dưới đây là những rủi ro phổ biến nhất mà chủ phòng khám cần đặc biệt lưu ý:

6.1. Bị xử phạt hành chính và truy thu thuế

Phòng khám có thể bị xử phạt do:

• Không lập hóa đơn khi cung cấp dịch vụ

• Lập hóa đơn không đúng thời điểm

• Kê khai doanh thu không đầy đủ

Ngoài tiền phạt, cơ quan thuế còn có thể truy thu thuế và tiền chậm nộp, gây áp lực tài chính không nhỏ.

6.2. Rủi ro lớn khi quyết toán, thanh tra thuế

Khi không có hóa đơn đầy đủ:

• Doanh thu khó chứng minh

• Dễ bị ấn định thuế

• Thời gian làm việc với cơ quan thuế kéo dài, phát sinh nhiều chi phí không cần thiết

6.3. Mất kiểm soát doanh thu phòng khám

Không xuất hóa đơn đầy đủ khiến:

• Doanh thu thực tế không khớp với sổ sách

• Khó theo dõi hiệu quả từng dịch vụ

• Dễ xảy ra thất thoát, sai lệch trong thu - chi

6.4. Khó mở rộng quy mô và chuyên nghiệp hóa

Việc quản lý tài chính thiếu minh bạch sẽ gây khó khăn khi:

• Mở thêm chi nhánh

• Hợp tác với đối tác, nhà đầu tư

• Chuẩn hóa vận hành theo mô hình chuỗi phòng khám

6.5. Ảnh hưởng uy tín và hình ảnh phòng khám

Vi phạm quy định về hóa đơn có thể khiến phòng khám:

• Bị đánh giá thiếu chuyên nghiệp

• Mất niềm tin từ khách hàng và đối tác

• Gặp rủi ro pháp lý kéo dài

Lưu ý cho chủ phòng khám: Rất nhiều phòng khám bị xử phạt không phải vì cố tình trốn thuế, mà do chưa hiểu rõ hoặc triển khai chưa đúng quy định về hóa đơn điện tử.

Chủ động xuất hóa đơn đầy đủ, đúng thời điểm sẽ giúp phòng khám an toàn pháp lý, minh bạch tài chính, vận hành bền vững.

Xem thêm: Quy trình 6 bước xây dựng thương hiệu nha khoa chuyên nghiệp

7. Chủ phòng khám nha khoa cần làm gì ngay để không vi phạm quy định hóa đơn điện tử?

Để tránh rủi ro pháp lý và thuế, chủ phòng khám nha khoa nên chủ động rà soát và triển khai hóa đơn điện tử theo một lộ trình rõ ràng, thay vì xử lý bị động khi cơ quan thuế kiểm tra. Dưới đây là những việc cần làm ngay:

7.1. Rà soát mô hình kinh doanh của phòng khám

Bước đầu tiên là xác định chính xác tư cách pháp nhân để đăng ký đúng loại hóa đơn. Xác định phòng khám đang hoạt động theo hộ kinh doanh cá thể hay doanh nghiệp.

• Nếu là Công ty (Doanh nghiệp): Sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT).

• Nếu là Hộ kinh doanh cá thể: Sử dụng hóa đơn bán hàng.

Kiểm tra lại thông báo phát hành hóa đơn với cơ quan Thuế quản lý trực tiếp để đảm bảo thông tin địa chỉ, mã số thuế và tên phòng khám trên hóa đơn khớp hoàn toàn với Giấy phép kinh doanh.

Việc xác định đúng mô hình giúp lựa chọn loại hóa đơn, cách kê khai và nghĩa vụ thuế phù hợp, tránh sai sót ngay từ đầu.

7.2. Đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử đúng quy định

Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, đây là yêu cầu bắt buộc để dữ liệu được kết nối 24/7 với Tổng cục Thuế.

• Thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế

• Lựa chọn mẫu hóa đơn phù hợp với dịch vụ nha khoa

• Đảm bảo hóa đơn được lập đúng thời điểm thu tiền

7.3. Chuẩn hóa quy trình thu tiền - xuất hóa đơn tại phòng khám

• Quy định rõ quy trình thu tiền tại quầy lễ tân

• Gắn việc xuất hóa đơn với từng lần thanh toán

• Tránh tình trạng thu tiền xong mới xử lý hóa đơn sau

7.4. Đào tạo nhân sự liên quan

• Hướng dẫn lễ tân, thu ngân thao tác xuất hóa đơn điện tử

• Thống nhất quy trình xử lý các tình huống thường gặp (khách không lấy hóa đơn, thanh toán nhiều lần, thanh toán theo gói,…)

Xem thêm: Mẫu nội quy phòng khám nha khoa chuẩn, đảm bảo tuân thủ pháp lý và chất lượng dịch vụ

7.5. Lựa chọn công cụ quản lý phù hợp

Ưu tiên sử dụng phần mềm quản lý phòng khám nha khoa có tích hợp:

• Quản lý bệnh nhân

• Thu tiền, đối soát doanh thu

• Kết nối hóa đơn điện tử và (nếu cần) máy tính tiền

Lưu ý cho chủ phòng khám: Việc chuẩn bị sớm không chỉ giúp tuân thủ đúng quy định, mà còn giúp phòng khám vận hành gọn nhẹ, minh bạch và sẵn sàng mở rộng trong tương lai. Chủ động làm đúng ngay từ đầu luôn dễ và ít rủi ro hơn rất nhiều so với việc xử lý sai sót về sau.

Xem thêm: Kinh nghiệm quản lý nha khoa chuyên nghiệp giúp phòng khám vận hành trơn tru và hiệu quả

Nha khoa có bắt buộc phải xuất hóa đơn điện tử? Có thể thấy, phòng khám nha khoa trong đa số trường hợp bắt buộc phải xuất hóa đơn điện tử khi cung cấp dịch vụ có thu tiền, kể cả khi khách hàng không yêu cầu. Việc nắm rõ quy định, hiểu đúng bản chất dịch vụ và chuẩn hóa quy trình xuất hóa đơn sẽ giúp phòng khám tránh rủi ro pháp lý, minh bạch tài chính và vận hành chuyên nghiệp hơn.

Chủ phòng khám nên chủ động rà soát mô hình hoạt động và lựa chọn giải pháp quản lý phù hợp để việc xuất hóa đơn điện tử trở nên đơn giản, nhanh chóng và không còn là áp lực trong quá trình vận hành.