Wi Team
03/07/2025
Ứng dụng AI trong kế toán đang trở thành xu hướng tất yếu giúp doanh nghiệp tự động hóa nghiệp vụ, giảm sai sót và tối ưu hiệu suất làm việc. Từ nhập liệu, phân tích dữ liệu đến phát hiện gian lận, trí tuệ nhân tạo đang thay đổi cách vận hành ngành kế toán. Cùng Wi Team khám phá ngay các ứng dụng thực tiễn và câu lệnh Prompt AI hiệu quả trong kế toán nhé.
Ứng dụng AI trong kế toán giúp tự động hóa các công việc lặp lại như nhập liệu, kiểm tra hóa đơn, đối chiếu chứng từ, quản lý tài sản. Nhờ đó, kế toán viên giảm tải khối lượng công việc thủ công, tăng năng suất, hạn chế sai sót và có thêm thời gian tập trung vào các phân tích tài chính chuyên sâu.
AI còn hỗ trợ doanh nghiệp phân tích dữ liệu lớn, dự đoán doanh thu, chi phí, quản lý dòng tiền và phát hiện gian lận. Với các công nghệ như học máy, xử lý ngôn ngữ tự nhiên và nhận dạng ký tự, AI giúp nâng cao độ chính xác, giảm rủi ro và tối ưu hóa hiệu quả ra quyết định tài chính.
Từ những công việc đơn giản như nhập liệu đến các nhiệm vụ phức tạp như phân tích dự báo, AI đang hiện diện mạnh mẽ trong mọi khía cạnh của ngành kế toán. Cùng điểm qua 5 ứng dụng nổi bật giúp nâng tầm hiệu suất và tối ưu nguồn lực cho doanh nghiệp.
AI giúp kế toán tự động nhập liệu và xử lý các giao dịch tài chính nhờ công nghệ nhận dạng ký tự (OCR) và xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP). Hệ thống có thể quét hóa đơn, trích xuất thông tin, đối chiếu dữ liệu và phân loại giao dịch nhanh chóng, giảm sai sót và tiết kiệm thời gian hiệu quả.
Xem thêm: Ứng dụng AI trong kiến trúc: Cách viết Prompt & Câu lệnh AI
AI xử lý lượng lớn dữ liệu tài chính như chi phí, doanh thu, công nợ và dòng tiền theo thời gian thực. Hệ thống giúp kế toán phát hiện xu hướng chi tiêu, điểm bất thường và đánh giá hiệu quả hoạt động từng bộ phận, hỗ trợ lãnh đạo ra quyết định tài chính chính xác và kịp thời hơn.
AI tự động rà soát, đối chiếu chứng từ và kiểm tra chéo dữ liệu kế toán nội bộ. Nhờ khả năng xử lý đồng thời nhiều nguồn thông tin, AI phát hiện sớm sai lệch, gian lận hoặc bất thường trong sổ sách, giúp kiểm toán viên tập trung đánh giá rủi ro và nâng cao độ tin cậy báo cáo tài chính.
Xem thêm: Ứng dụng AI trong Logistics: Lợi ích, Thách thức & Giải pháp
AI phát hiện gian lận dựa trên hành vi bất thường như hóa đơn trùng, giao dịch ngoài giờ, dòng tiền không hợp lý. Hệ thống học từ dữ liệu lịch sử và đưa cảnh báo kịp thời, giúp bộ phận tài chính kiểm soát chặt chẽ quy trình kế toán, tăng tính minh bạch và giảm rủi ro vi phạm.
AI sử dụng thuật toán học máy để phân tích dữ liệu lịch sử, từ đó dự đoán doanh thu, chi phí, dòng tiền, và hiệu suất hoạt động tương lai. Dự báo tài chính giúp doanh nghiệp xây dựng kế hoạch ngân sách dài hạn, chủ động ứng phó biến động thị trường và kiểm soát rủi ro hiệu quả.
Để giúp kế toán viên ứng dụng AI hiệu quả vào từng đầu việc cụ thể, dưới đây là bảng tổng hợp 15 prompt mẫu được thiết kế theo từng mục tiêu công việc khác nhau. Mỗi prompt đều rõ ràng, dễ sử dụng và có phiên bản song ngữ Anh - Việt để linh hoạt triển khai trên các công cụ AI.
| Mục tiêu | Prompt Tiếng Anh | Prompt Tiếng Việt |
| Tự động nhập liệu từ hóa đơn PDF | Extract all relevant financial data (invoice number, date, supplier name, total amount, tax) from this PDF invoice and return it in a structured table format. | Trích xuất toàn bộ dữ liệu tài chính (số hóa đơn, ngày, tên nhà cung cấp, tổng tiền, thuế) từ hóa đơn PDF này và trả về dưới dạng bảng có cấu trúc. |
| Phân tích dòng tiền hàng tháng | Analyze this monthly cash flow report and highlight any significant changes, such as large increases or drops in revenue or expenses. Provide a summary and possible reasons. | Phân tích báo cáo dòng tiền hàng tháng này và chỉ ra những thay đổi đáng kể như tăng hoặc giảm mạnh doanh thu hoặc chi phí. Tóm tắt và đưa ra nguyên nhân khả thi. |
| Phân loại giao dịch kế toán tự động | Classify the following list of transactions into appropriate accounting categories (e.g., revenue, expense, asset, liability) with a short explanation for each. | Phân loại danh sách giao dịch sau vào các nhóm kế toán phù hợp (ví dụ: doanh thu, chi phí, tài sản, nợ phải trả) và giải thích ngắn gọn cho từng mục. |
| Dự đoán doanh thu quý tiếp theo | Based on the last 8 quarters of revenue data, predict the revenue for the next quarter using a simple regression model and explain the rationale. | Dựa trên dữ liệu doanh thu 8 quý gần nhất, dự đoán doanh thu quý tiếp theo bằng mô hình hồi quy đơn giản và giải thích cơ sở của kết quả. |
| Kiểm tra sai sót trong báo cáo tài chính | Review this financial statement and identify any inconsistencies or potential errors in totals, formatting, or logical structure. Suggest corrections. | Kiểm tra báo cáo tài chính này và phát hiện các điểm không nhất quán hoặc lỗi tiềm ẩn về tổng số, định dạng, hoặc cấu trúc logic. Đề xuất hướng chỉnh sửa. |
| Viết báo cáo tài chính cho sếp | Summarize the following balance sheet and income statement into a concise 200-word financial performance report for the CEO, using plain business language. | Tóm tắt bảng cân đối kế toán và báo cáo lãi lỗ sau thành một báo cáo tài chính dài 200 từ gửi cho giám đốc, sử dụng ngôn ngữ kinh doanh dễ hiểu. |
| Phân tích hiệu quả chi phí marketing | Analyze the marketing expenses for Q1 and compare them with the revenue generated. Determine ROI and suggest if budget adjustment is needed. | Phân tích chi phí marketing quý I và so sánh với doanh thu mang lại. Tính toán tỷ suất hoàn vốn (ROI) và đề xuất có nên điều chỉnh ngân sách hay không. |
| Phân tích rủi ro tín dụng khách hàng | Evaluate the credit risk of this customer based on their payment history, outstanding debts, and financial ratios. Give a risk rating and justification. | Đánh giá rủi ro tín dụng của khách hàng này dựa trên lịch sử thanh toán, công nợ tồn đọng và các chỉ số tài chính. Cung cấp xếp hạng rủi ro và giải thích. |
| Tạo danh sách checklist kiểm toán nội bộ | Generate a detailed internal audit checklist for the accounting department covering documentation, transaction accuracy, compliance, and risk controls. | Tạo danh sách kiểm tra chi tiết cho kiểm toán nội bộ phòng kế toán, bao gồm các nội dung: hồ sơ, tính chính xác giao dịch, tuân thủ quy định và kiểm soát rủi ro. |
| Chuẩn bị số liệu cho quyết toán thuế | Prepare a summary of deductible and non-deductible expenses for the year based on this expense report to support tax filing. | Chuẩn bị bảng tổng hợp các khoản chi phí được khấu trừ và không được khấu trừ trong năm từ báo cáo chi phí này để phục vụ quyết toán thuế. |
| So sánh hiệu quả tài chính giữa hai kỳ | Compare the financial performance between Q1 and Q2 using this data. Highlight key changes in revenue, profit, and operating expenses. | So sánh hiệu quả tài chính giữa quý I và quý II dựa trên dữ liệu sau. Làm nổi bật các thay đổi chính về doanh thu, lợi nhuận và chi phí vận hành. |
| Hỗ trợ quyết định đầu tư tài sản cố định | Evaluate whether purchasing this fixed asset is financially viable based on projected ROI, depreciation, and current cash flow status. | Đánh giá tính khả thi về mặt tài chính khi mua tài sản cố định, dựa trên ROI dự kiến, khấu hao và tình hình dòng tiền hiện tại. |
| Tạo mẫu báo cáo ngân sách cho năm tới | Create a structured budget report template for the upcoming fiscal year, including projected revenues, fixed costs, variable costs, and net margin. | Tạo mẫu báo cáo ngân sách có cấu trúc cho năm tài chính tới, bao gồm doanh thu dự kiến, chi phí cố định, chi phí biến đổi và biên lợi nhuận ròng. |
| Phân tích tỷ lệ tài chính quan trọng | Analyze this balance sheet and income statement to calculate key financial ratios: current ratio, quick ratio, debt-to-equity, and return on assets. | Phân tích bảng cân đối kế toán và báo cáo thu nhập sau để tính các tỷ lệ tài chính quan trọng: hệ số thanh toán hiện hành, nhanh, nợ trên vốn, và ROA. |
| Soạn thảo email giải thích chênh lệch kế toán | Draft a professional email explaining to the client why there is a discrepancy in their account balance due to a posting delay. | Soạn một email chuyên nghiệp giải thích với khách hàng về lý do có chênh lệch số dư tài khoản do trễ hạch toán kế toán. |
Dù mang lại nhiều lợi ích vượt trội, ứng dụng AI vào lĩnh vực kế toán vẫn tồn tại không ít thách thức. Doanh nghiệp cần nhận diện rõ những khó khăn dưới đây để có sự chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi triển khai.
Triển khai AI trong kế toán yêu cầu doanh nghiệp đầu tư đáng kể vào phần mềm, phần cứng và hạ tầng kỹ thuật. Ngoài ra, còn phát sinh chi phí đào tạo nhân sự và bảo trì hệ thống định kỳ, khiến doanh nghiệp nhỏ và vừa gặp khó khăn khi quyết định áp dụng công nghệ này vào thực tiễn.
Dữ liệu kế toán thường chứa thông tin tài chính nhạy cảm, dễ trở thành mục tiêu của tin tặc và tấn công mạng. Nếu hệ thống AI không được bảo vệ đúng mức, doanh nghiệp có thể đối mặt với nguy cơ rò rỉ thông tin, mất dữ liệu, hoặc bị lợi dụng dẫn đến tổn thất về uy tín lẫn tài chính.
Ứng dụng AI trong lĩnh vực kế toán phải thay đổi công cụ, phần mềm, hệ thống và bắt buộc doanh nghiệp điều chỉnh quy trình làm việc và tư duy của nhân viên. Từ bỏ thói quen thủ công truyền thống, học cách phối hợp với máy móc có thể gây khó khăn nếu doanh nghiệp chưa sẵn sàng đổi mới tư duy.
Hệ thống AI kế toán có thể không tương thích hoàn toàn với phần mềm hiện tại của doanh nghiệp. Điều này dẫn đến khó khăn trong tích hợp hệ thống để đồng bộ dữ liệu, gây gián đoạn quy trình hoặc buộc phải nâng cấp toàn bộ hệ thống, làm phát sinh thêm chi phí và thời gian triển khai.
Để triển khai AI vào kế toán hiệu quả, doanh nghiệp cần thực hiện theo từng bước cụ thể và có lộ trình rõ ràng. Dưới đây là 5 bước quan trọng giúp bạn bắt đầu áp dụng AI bài bản và phù hợp với nhu cầu vận hành thực tế.
Trước khi triển khai AI, doanh nghiệp cần đánh giá hiệu suất hệ thống kế toán hiện tại, xác định điểm mạnh và điểm yếu. Rà soát kỹ quy trình giúp phát hiện khâu nào còn thủ công, chậm trễ hoặc dễ sai sót, từ đó đặt nền tảng để cải tiến và tự động hóa hợp lý sau này.
Doanh nghiệp cần xác định các công việc lặp đi lặp lại như nhập liệu, đối chiếu hóa đơn, lập báo cáo là những quy trình có thể ứng dụng AI. Lựa chọn đúng khâu tự động hóa sẽ giúp tối ưu nguồn lực, rút ngắn thời gian xử lý và tăng hiệu quả vận hành tài chính kế toán tổng thể.
Tùy vào quy mô và ngân sách, doanh nghiệp nên chọn phần mềm AI kế toán phù hợp, tránh đầu tư quá mức gây lãng phí. Các công cụ cần đảm bảo khả năng tích hợp với hệ thống hiện tại, dễ sử dụng và hỗ trợ đầy đủ tính năng cần thiết để phục vụ cho mục tiêu cải tiến dài hạn.
Sau khi triển khai, doanh nghiệp cần tổ chức đào tạo nhân viên để sử dụng công cụ AI hiệu quả. Giai đoạn thử nghiệm nên áp dụng ở phạm vi nhỏ để kiểm tra tính ổn định, phát hiện lỗi phát sinh và đánh giá mức độ phù hợp trước khi mở rộng ra toàn bộ hệ thống kế toán.
Dựa trên phản hồi và kết quả từ giai đoạn thử nghiệm, doanh nghiệp tiến hành điều chỉnh thuật toán, quy trình tích hợp và đào tạo nhân viên thêm nếu cần. Khi hệ thống đã ổn định, có thể mở rộng ứng dụng AI sang các phòng ban liên quan như tài chính, kiểm toán hoặc quản lý dòng tiền.
Ứng dụng AI trong kế toán giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và hỗ trợ ra quyết định tài chính chính xác hơn. Để không bỏ lỡ xu hướng chuyển đổi số trong ngành kế toán, hãy tiếp tục theo dõi những cập nhật mới nhất tại website WiOn và khám phá các giải pháp công nghệ tiên tiến nhất nhé,
Thẻ:
