Zalo đang là một trong những kênh bán hàng online được nhiều chủ shop lựa chọn nhờ khả năng tiếp cận khách hàng nhanh và trực tiếp. Tuy nhiên, không ít nhà bán hàng vẫn gặp khó khăn trong việc gửi thông báo đơn hàng, nhắc thanh toán hay chăm sóc khách hàng một cách chuyên nghiệp. Zalo ZNS ra đời như một giải pháp giúp shop gửi tin nhắn thông báo chính thống, đúng thời điểm và không bị trôi. Vậy Zalo ZNS là gì, hoạt động ra sao và nhà bán hàng online nên sử dụng như thế nào cho hiệu quả? Cùng Wi Team tìm hiểu chi tiết trong bài viết sau.

1. Zalo ZNS là gì?

Zalo ZNS (Zalo Notification Service) là dịch vụ cho phép doanh nghiệp và nhà bán hàng online gửi tin nhắn thông báo chính thống từ hệ thống Zalo đến người dùng Zalo mà không cần kết bạn.

Hiểu một cách đơn giản, Zalo ZNS giống như “kênh thông báo hệ thống” của Zalo, được sử dụng để gửi các nội dung quan trọng như:

• Xác nhận đơn hàng

• Thông báo trạng thái giao hàng

• Nhắc thanh toán

• Gửi mã xác thực (OTP)

• Nhắc lịch hẹn, bảo hành, hậu mãi

Khác với tin nhắn chat thông thường, ZNS chỉ dùng cho mục đích thông báo, không phải kênh quảng cáo hay tư vấn hai chiều. Mỗi nội dung ZNS đều phải được Zalo kiểm duyệt trước khi gửi, nhằm đảm bảo người dùng không bị spam và nhận được thông tin đúng ngữ cảnh.

Đối với nhà bán hàng online trên Zalo, Zalo ZNS giúp:

• Gửi thông tin nhanh, chính xác, đúng thời điểm

• Tạo cảm giác chuyên nghiệp, uy tín

• Giảm số lượng tin nhắn khách hỏi lại về đơn hàng, giao hàng

2. Tin nhắn ZNS là gì? Có gì khác tin nhắn Zalo thường?

Tin nhắn ZNS là loại tin nhắn thông báo một chiều, được gửi từ hệ thống Zalo đến tài khoản Zalo của khách hàng. Tin nhắn này hiển thị trong hộp thư Zalo dưới dạng thông báo hệ thống, giúp người nhận dễ dàng nhận biết và mở xem.

Tin nhắn ZNS thường được dùng trong các tình huống:

• Thông báo đơn hàng thành công

• Thông báo giao hàng

• Nhắc thanh toán COD/chuyển khoản

• Gửi mã OTP, thông tin xác thực

Có cần kết bạn Zalo không? Không cần. Nhà bán hàng vẫn có thể gửi tin nhắn ZNS ngay cả khi chưa kết bạn với khách hàng, miễn là thông tin gửi liên quan đến giao dịch hợp lệ giữa hai bên.

Khách hàng có chặn được tin nhắn ZNS không? Khách hàng không thể chặn riêng từng shop, nhưng có thể tắt nhận ZNS nếu cảm thấy bị làm phiền. Vì vậy, người bán cần sử dụng ZNS đúng mục đích, tránh gửi quá nhiều hoặc gửi nội dung không liên quan.

Vì sao tỷ lệ mở tin nhắn ZNS cao? Tin nhắn ZNS có tỷ lệ mở cao vì:

• Hiển thị như thông báo hệ thống từ Zalo

• Không bị trôi như tin nhắn chat

• Nội dung ngắn gọn, liên quan trực tiếp đến quyền lợi người nhận

So sánh tin nhắn ZNS và tin nhắn Zalo thường

Nhìn chung, tin nhắn ZNS không thay thế chat Zalo, mà đóng vai trò bổ trợ, giúp nhà bán hàng gửi thông báo quan trọng một cách chuyên nghiệp và hiệu quả hơn.

3. Nhà bán hàng online nên dùng Zalo ZNS trong trường hợp nào?

Trong kinh doanh online, việc giữ liên lạc với khách hàng là yếu tố sống còn. Tuy nhiên, nếu dùng nhân sự để nhắn tin thủ công cho hàng trăm đơn hàng mỗi ngày sẽ rất dễ sai sót và tốn kém. Bạn nên triển khai Zalo ZNS ngay khi gặp các trường hợp sau:

• Xác nhận giao dịch tức thì: Khi khách hàng vừa đặt hàng thành công trên website hoặc fanpage. Việc gửi một thông báo xác nhận ngay lập tức giúp khách hàng yên tâm và giảm tỷ lệ hủy đơn ảo.

• Thông báo trạng thái vận chuyển: Để tránh tình trạng khách "quên" đơn hoặc không có nhà khi shipper đến, gửi tin nhắn zns cập nhật lộ trình (Đang giao hàng - Giao hàng thành công) là giải pháp cực kỳ hiệu quả để giảm tỷ lệ hoàn hàng (boom hàng).

• Gửi mã xác thực (OTP): Nếu bạn có website bán hàng hoặc App riêng, ZNS là lựa chọn rẻ và nhanh hơn nhiều so với SMS truyền thống để gửi mã đăng ký tài khoản hoặc xác nhận thanh toán.

• Chăm sóc khách hàng tự động: Khi bạn muốn gửi lời chúc mừng sinh nhật kèm mã giảm giá độc quyền, hoặc nhắc nhở khách hàng về lịch bảo trì, bảo hành sản phẩm định kỳ.

• Khi muốn tối ưu chi phí Marketing: So với SMS Brandname (giá từ 500đ - 800đ/tin), chi phí zns zalo chỉ bằng 1/2 hoặc 1/3, giúp shop tiết kiệm hàng triệu đồng mỗi tháng nếu lượng đơn hàng lớn.

4. Các loại tin nhắn ZNS phổ biến hiện nay

Zalo kiểm soát rất chặt chẽ nội dung để tránh rác viễn thông, vì vậy gửi tin nhắn zns thường được chia thành các nhóm mẫu (template) cụ thể sau đây:

1. ZNS thông báo đơn hàng

Đây là loại tin nhắn phổ biến nhất cho các shop online. Nội dung thường bao gồm: Mã đơn hàng, tổng tiền, danh sách sản phẩm và trạng thái (Đã tiếp nhận, Đang đóng gói, Đang giao). Loại tin này giúp chuyên nghiệp hóa hình ảnh thương hiệu trong mắt người mua.

2. ZNS xác thực OTP

Dùng để gửi mã số bảo mật khi khách hàng đăng nhập, đổi mật khẩu hoặc xác nhận thanh toán. Tốc độ nhận tin của ZNS gần như tức thời (dưới 5 giây), giúp trải nghiệm người dùng trên nền tảng của bạn không bị gián đoạn.

3. ZNS chăm sóc khách hàng

Dành cho các thông báo mang tính cá nhân hóa cao như: Thông báo thăng hạng thành viên, gửi tặng voucher tri ân khách hàng cũ, hoặc khảo sát mức độ hài lòng sau khi mua hàng. Đây là cách tuyệt vời để tăng tỷ lệ quay lại mua hàng (Retention Rate).

4. ZNS nhắc lịch nhắc thanh toán

Thường được các doanh nghiệp dịch vụ (Spa, Nha khoa, Clinic) hoặc các đơn vị bán hàng trả góp sử dụng. Tin nhắn sẽ tự động gửi trước 1-2 ngày để nhắc khách hàng về lịch hẹn hoặc kỳ hạn thanh toán hóa đơn, giúp giảm thiểu việc trễ hẹn hoặc nợ xấu.

5. ZNS hậu mãi - bảo hành

Sau khi mua các mặt hàng điện tử, gia dụng, khách hàng sẽ nhận được tin nhắn xác nhận kích hoạt bảo hành điện tử hoặc hướng dẫn sử dụng sản phẩm. Điều này không chỉ giúp khách hàng thấy được tôn trọng mà còn giúp shop quản lý dữ liệu bảo hành dễ dàng hơn.

Để đạt hiệu quả cao nhất, nhà bán hàng nên tích hợp các loại tin nhắn này vào quy trình quản lý đơn hàng tự động. Thay vì thao tác tay, hệ thống sẽ tự động "bắn" tin nhắn đúng người, đúng thời điểm, giúp bạn rảnh tay để tập trung vào việc tìm kiếm nguồn hàng và tối ưu doanh số.

5. Bảng giá Zalo ZNS mới nhất - Nhà bán hàng cần biết gì?

Khi tìm hiểu và sử dụng Zalo ZNS, chi phí gửi tin nhắn là yếu tố mà nhiều nhà bán hàng online quan tâm. Tuy nhiên, thay vì chỉ nhìn vào “giá bao nhiêu một tin”, người bán cần hiểu cách Zalo tính phí và những yếu tố ảnh hưởng đến chi phí, từ đó sử dụng ZNS hiệu quả và tránh lãng phí.

Cách tính chi phí gửi ZNS

Zalo ZNS được tính phí theo số lượng tin nhắn gửi thành công, không phụ thuộc vào việc khách hàng có mở tin hay không. Mỗi tin nhắn ZNS được gửi đi (đã được Zalo duyệt và chuyển đến người nhận) sẽ được tính phí riêng lẻ.

Điều này có nghĩa là:

• Gửi càng nhiều tin ⇒ chi phí càng tăng

• Gửi sai thời điểm, sai đối tượng ⇒ dễ tốn tiền nhưng không mang lại hiệu quả

Giá ZNS theo từng loại tin nhắn

Chi phí Zalo ZNS không cố định cho mọi loại tin, mà phụ thuộc vào mục đích sử dụng, ví dụ:

• ZNS thông báo đơn hàng, trạng thái giao hàng ⇒ Thường có mức chi phí thấp, phù hợp cho nhà bán hàng online sử dụng thường xuyên.

• ZNS xác thực OTP, xác nhận giao dịch ⇒ Chi phí cao hơn do yêu cầu bảo mật và độ ưu tiên cao.

• ZNS nhắc lịch, nhắc thanh toán, chăm sóc khách hàng ⇒ Mức giá trung bình, tùy theo nội dung và kịch bản gửi.

Lưu ý: Bảng giá Zalo ZNS có thể thay đổi theo từng thời điểm và chính sách của Zalo, vì vậy nhà bán hàng nên cập nhật thường xuyên từ kênh chính thức hoặc đối tác triển khai.

Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí Zalo ZNS

Chi phí gửi tin nhắn ZNS thường bị ảnh hưởng bởi các yếu tố sau:

1. Loại nội dung tin nhắn

Tin mang tính giao dịch, thông báo hệ thống thường có chi phí thấp hơn so với tin xác thực hoặc tin có độ ưu tiên cao.

2. Số lượng tin nhắn gửi

• Gửi ZNS với số lượng lớn, có kịch bản rõ ràng sẽ giúp:

• Tránh gửi trùng lặp

• Tối ưu ngân sách hơn so với gửi rời rạc, thủ công

3. Tần suất gửi tin

Gửi quá nhiều tin trong thời gian ngắn không chỉ làm tăng chi phí mà còn có thể khiến khách hàng khó chịu, giảm hiệu quả chăm sóc.

Lưu ý để tránh tốn tiền mà không hiệu quả

Để sử dụng Zalo ZNS tiết kiệm và hiệu quả, nhà bán hàng online nên lưu ý:

• Chỉ gửi ZNS cho nội dung thật sự cần thiết

• Ưu tiên thông báo đơn hàng, giao hàng, thanh toán – tránh gửi nội dung quảng cáo.

• Không gửi trùng lặp nhiều lần cho cùng một thông báo

• Một thông báo rõ ràng, đúng thời điểm hiệu quả hơn nhiều tin nhắn dồn dập.

• Kết hợp ZNS với hệ thống quản lý bán hàng

Việc tự động hóa gửi tin theo trạng thái đơn giúp:

• Gửi đúng khách

• Gửi đúng thời điểm

• Giảm sai sót và chi phí phát sinh

Khi hiểu rõ bảng giá và cách tính phí Zalo ZNS, nhà bán hàng online sẽ chủ động hơn trong việc kiểm soát ngân sách, đồng thời khai thác tối đa giá trị mà ZNS mang lại trong quá trình chăm sóc khách hàng trên Zalo.

6. Hướng dẫn sử dụng Zalo ZNS cho người mới bắt đầu

Đối với nhà bán hàng online mới tiếp cận Zalo ZNS, quy trình đăng ký và sử dụng ban đầu có thể hơi “khó hiểu” nếu chưa quen với các khái niệm kỹ thuật. Phần dưới đây sẽ hướng dẫn từng bước cơ bản, giúp bạn hình dung rõ cách triển khai ZNS một cách đúng và hiệu quả.

6.1. Điều kiện để gửi Zalo ZNS

Trước khi có thể gửi tin nhắn ZNS, nhà bán hàng cần đáp ứng một số điều kiện cơ bản sau:

• Zalo Official Account (OA) xác thực: Đây là điều kiện bắt buộc. Shop của bạn phải có "tích cam" (đã gửi giấy phép kinh doanh hoặc giấy tờ hộ kinh doanh để Zalo xác minh).

• Tài khoản Zalo Cloud Account: Đây là "ví tiền" và là nơi quản lý các công cụ kỹ thuật. Bạn cần tạo tài khoản ZCA và liên kết với OA của mình.

• Số dư tài khoản: Bạn cần nạp tiền vào ZCA để duy trì việc gửi tin nhắn ZNS (chi phí trừ dần theo mỗi tin thành công).

• Có thông tin pháp lý hợp lệ (doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh)

• Có kịch bản nội dung ZNS rõ ràng, phù hợp mục đích thông báo

• Hệ thống gửi tin phải đáp ứng yêu cầu kỹ thuật của Zalo (qua đối tác hoặc nền tảng hỗ trợ)

• Với shop online nhỏ, việc sử dụng thông qua nền tảng trung gian sẽ dễ triển khai hơn so với tự kết nối kỹ thuật.

Xem thêm: ZaloPay là gì? Hướng dẫn dùng ZaloPay chi tiết cho người bán hàng online trên Zalo

6.2. Các bước đăng ký Zalo ZNS cơ bản

Quy trình đăng ký Zalo ZNS thường bao gồm các bước sau:

Bước 1: Đăng ký sử dụng Zalo ZNS

Nhà bán hàng đăng ký tài khoản ZNS thông qua hệ thống chính thức của Zalo hoặc đối tác được Zalo cấp phép.

Bước 2: Xác thực thông tin doanh nghiệp

Cung cấp giấy phép kinh doanh, thông tin OA và các giấy tờ liên quan để Zalo xác minh.

Bước 3: Kết nối tài khoản ZNS với hệ thống bán hàng

Có thể kết nối trực tiếp hoặc thông qua phần mềm quản lý bán hàng để tự động hóa việc gửi tin.

6.3. Quy trình tạo mẫu tin nhắn ZNS

Sau khi đăng ký thành công, nhà bán hàng cần tạo mẫu tin nhắn ZNS (template) để Zalo kiểm duyệt:

• Soạn nội dung ngắn gọn, rõ ràng

• Chỉ tập trung vào thông báo giao dịch, trạng thái, nhắc lịch

• Không chứa nội dung quảng cáo, khuyến mãi

• Có các biến động (tên khách hàng, mã đơn, thời gian…) để cá nhân hóa

• Mỗi mẫu tin sẽ được dùng cho nhiều lần gửi, giúp đảm bảo tính nhất quán.

6.4. Quy trình duyệt nội dung ZNS

Zalo áp dụng quy trình kiểm duyệt chặt chẽ để đảm bảo trải nghiệm người dùng:

• Nhà bán hàng gửi mẫu tin nhắn lên hệ thống

• Zalo tiến hành kiểm duyệt nội dung

Mẫu tin được:

• Duyệt ⇒ có thể sử dụng để gửi

• Yêu cầu chỉnh sửa ⇒ cần điều chỉnh theo góp ý

• Từ chối ⇒ không phù hợp chính sách

Thời gian duyệt thường dao động từ vài giờ đến vài ngày, tùy loại nội dung.

Lưu ý quan trọng cho người mới sử dụng Zalo ZNS

• Không nên tạo quá nhiều mẫu tin ngay từ đầu

• Ưu tiên các mẫu tin quan trọng: xác nhận đơn, giao hàng, nhắc thanh toán

• Kiểm tra kỹ nội dung trước khi gửi để tránh gửi sai hàng loạt

• Nên tự động hóa ZNS theo trạng thái đơn hàng để tiết kiệm thời gian và chi phí

Khi nắm rõ quy trình và sử dụng Zalo ZNS đúng cách, nhà bán hàng online sẽ xây dựng được quy trình thông báo chuyên nghiệp, nhất quán và hiệu quả hơn trên nền tảng Zalo.

Xem thêm: Zalo OA Manager là gì? Hướng dẫn sử dụng chi tiết cho người bán hàng online

7. Kết hợp Zalo ZNS với phần mềm quản lý bán hàng để tối ưu hiệu quả

Nhiều nhà bán hàng lầm tưởng rằng chỉ cần đăng ký ZNS là xong. Tuy nhiên, nếu làm thủ công, bạn sẽ phải copy-paste số điện thoại và tên khách hàng từ phần mềm bán hàng sang trang quản trị Zalo vô cùng tốn thời gian.

Trên thực tế, Zalo ZNS chỉ phát huy tối đa hiệu quả khi được tích hợp vào một hệ thống quản lý bán hàng đồng bộ. Nếu sử dụng ZNS rời rạc, gửi thủ công từng tin nhắn, nhà bán hàng rất dễ gặp tình trạng tốn chi phí nhưng hiệu quả không cao.

7.1. Vì sao chỉ dùng ZNS đơn lẻ là chưa đủ?

Khi sử dụng ZNS một cách thủ công hoặc tách rời khỏi quy trình bán hàng, nhà bán hàng thường gặp các vấn đề như:

• Dễ bỏ sót khách hàng cần được thông báo

• Gửi tin không đúng thời điểm (quá sớm hoặc quá muộn)

• Gửi trùng lặp nội dung, gây lãng phí chi phí

• Tốn nhiều thời gian cho nhân sự chăm sóc khách hàng

Điều này khiến ZNS không phát huy hết vai trò vốn có là công cụ thông báo nhanh, chính xác và chuyên nghiệp.

7.2. Khi kết hợp Zalo ZNS với hệ thống quản lý bán hàng

Việc tích hợp Zalo ZNS vào phần mềm quản lý bán hàng giúp tự động hóa toàn bộ quy trình gửi tin, cụ thể:

Tự động gửi tin theo trạng thái đơn hàng

Ngay khi đơn hàng thay đổi trạng thái (xác nhận. đang giao. giao thành công,...), hệ thống sẽ tự động gửi ZNS tương ứng, không cần thao tác thủ công.

Cá nhân hóa nội dung tin nhắn

Tin nhắn ZNS có thể hiển thị:

• Tên khách hàng

• Mã đơn hàng

• Thời gian giao hàng

Giúp khách cảm thấy được chăm sóc riêng, không phải tin nhắn máy móc.

Giảm áp lực cho nhân sự CSKH

Nhân viên không cần gửi từng tin nhắn thủ công, từ đó:

• Tiết kiệm thời gian

• Giảm sai sót

• Tập trung xử lý các tình huống cần tư vấn chuyên sâu

7.3. Lợi ích cho nhà bán hàng online

Khi kết hợp Zalo ZNS với phần mềm quản lý bán hàng, nhà bán hàng online sẽ nhận được nhiều lợi ích rõ rệt:

• Không bỏ sót khách hàng nào trong quá trình xử lý đơn

• Chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp, đồng bộ và nhất quán

• Tối ưu chi phí ZNS nhờ gửi đúng người, đúng thời điểm

• Nâng cao trải nghiệm mua hàng, tăng khả năng quay lại mua lần sau

Đây cũng là lý do nhiều nhà bán hàng lựa chọn sử dụng Zalo ZNS kết hợp với các nền tảng quản lý bán hàng như WiOn, thay vì triển khai riêng lẻ, nhằm xây dựng quy trình bán hàng và chăm sóc khách hàng bài bản, hiệu quả và bền vững hơn trên Zalo.

Xem thêm: Zalo Connect là gì? Cách đăng ký Zalo Connect bán hàng và tối ưu hiệu quả

8. Câu hỏi thường gặp về Zalo ZNS

Để giúp bạn hiểu rõ hơn và tránh những sai sót khi triển khai, WiOn đã tổng hợp các thắc mắc phổ biến nhất:

• Zalo ZNS có bắt buộc duyệt nội dung không? Có. Tất cả mẫu tin nhắn (template) đều phải thông qua đội ngũ kiểm duyệt của Zalo để đảm bảo không vi phạm chính sách spam và bảo vệ người dùng.

• Gửi ZNS có bị làm phiền khách hàng không? ZNS chỉ được gửi khi khách hàng có phát sinh giao dịch hoặc mối quan hệ với shop. Nếu bạn gửi đúng thông tin họ đang mong đợi (như mã vận đơn, mã giảm giá sinh nhật), khách hàng sẽ cảm thấy hài lòng thay vì bị làm phiền.

• Shop nhỏ có nên dùng ZNS không? Rất nên. Chi phí tính trên mỗi tin nhắn thành công cực kỳ rẻ (chỉ từ 200đ). Với shop nhỏ, đây là cách nhanh nhất để xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp như một thương hiệu lớn mà không tốn nhiều ngân sách.

• ZNS có thay thế được chat Zalo không? Không. ZNS dùng để thông báo tự động (một chiều từ hệ thống). Để tư vấn khách sâu hơn hoặc chốt đơn, bạn vẫn cần sử dụng tính năng Chat trên Zalo OA.

Zalo ZNS không chỉ là một công cụ gửi thông báo, nó là sợi dây liên kết bền chặt giữa shop và khách hàng trong thời đại số. Nếu bạn đang muốn nâng cấp quy trình chăm sóc khách hàng của mình, hãy bắt đầu với ZNS ngay hôm nay!

Việc hiểu rõ Zalo ZNS là gì và cách gửi tin nhắn ZNS chỉ là bước đầu. Để ZNS thực sự phát huy hiệu quả, nhà bán hàng online cần đưa công cụ này vào một quy trình quản lý bán hàng đồng bộ, tự động hóa theo trạng thái đơn và hành vi khách hàng. Khi đó, ZNS không chỉ là tin nhắn thông báo, mà trở thành một phần quan trọng trong chiến lược chăm sóc khách hàng trên Zalo.

Zalo ZNS giúp nhà bán hàng online làm tốt điều này, đặc biệt khi được kết hợp với các nền tảng quản lý bán hàng thông minh như WiOn, giúp tối ưu quy trình, giảm chi phí và nâng cao trải nghiệm khách hàng một cách bền vững.