Bạn muốn mở quán cafe nhưng không biết chi phí cần chuẩn bị là bao nhiêu và cần chuẩn bị những gì? Trong bài viết này, hãy cùng WiOn đi sâu vào các khoản chi phí mở quán cafe cần thiết từ những chi phí cơ bản như mặt bằng, trang thiết bị đến các khoản phát sinh và chi phí duy trì quán. Việc hiểu rõ về các khoản chi phí này sẽ giúp bạn lập kế hoạch kinh doanh một cách hiệu quả và đảm bảo sự thành công cho dự án của mình.

Khi chuẩn bị vốn kinh doanh quán cà phê cần chú ý điều gì?

Để kinh doanh quán cà phê thành công, bạn cần xác định rõ quy mô, mô hình kinh cũng như đối tượng khách hàng mà quán cafe đang nhắm đến. Xác định các yếu tố này sẽ giúp bạn xây dựng kế hoạch tài chính phù hợp và hoàn thiện quá trình kinh doanh của quán.

Mô hình kinh doanh quán cà phê

Lựa chọn một mô hình kinh doanh phù hợp với sở thích, nhu cầu của bạn và định hướng phát triển kinh doanh, như cafe nhỏ, cafe công sở, cafe sân vườn, hoặc chuỗi quán cafe thương hiệu. Mỗi loại mô hình quán cà phê khác nhau, sẽ có mức chi phí khác nhau.

Quy mô của quán cafe

Xác định quy mô kinh doanh phù hợp với khả năng tài chính và mục tiêu phát triển. Đừng quên tính toán các chi phí cần thiết như thuê mặt bằng, trang thiết bị, và nguyên vật liệu.

Việc mở quán cà phê đòi hỏi nguồn vốn phù hợp với quy mô kinh doanh và chi phí đầu tư quán cà phê ban đầu. Dưới đây là một phân loại chi phí mở quán cafe theo từng quy mô:

Ngân sách dưới 100 triệu đồng:

• Thích hợp cho quán cà phê quy mô đơn giản như xe đẩy.
• Phần lớn tập trung tại các khu vực văn phòng, trường học, khu dân cư hoặc công viên.
• Không tốn nhiều chi phí cho mặt bằng, nhân sự, hay cơ sở vật chất.
• Hình thức kinh doanh chủ yếu là take away.

Ngân sách từ 100 triệu đến 200 triệu đồng:

• Dành cho quán cà phê quy mô nhỏ với chi phí đầu tư tối giản.
• Tập trung vào sự khác biệt trong menu đồ uống.
• Thiết kế kiến trúc và vị trí mặt bằng có thể đa dạng hơn.

Ngân sách từ 200 triệu đến 350 triệu đồng:

• Thích hợp cho quán cà phê có quy mô tầm trung.
• Cho phép chủ quán có nhiều lựa chọn hơn về mặt vị trí, thiết kế kiến trúc.
• Menu thức uống được nghiên cứu kỹ lưỡng và đa dạng hơn.

Ngân sách trên 350 triệu đồng:

• Thường là cho những quán có quy mô lớn, được đầu tư toàn diện.
• Có kế hoạch kinh doanh bài bản và lâu dài nhằm cạnh tranh và mở rộng quy mô trong tương lai.

Việc lựa chọn ngân sách phù hợp sẽ giúp chủ quán cà phê chuẩn bị tốt hơn cho quá trình kinh doanh và đảm bảo sự thành công của quán.

Đối tượng khách hàng

Nắm bắt thông tin về thị trường quán cà phê, đánh giá sự cạnh tranh, nhu cầu của khách hàng và xu hướng tiêu dùng để xác định mục tiêu kinh doanh và phát triển chiến lược phù hợp.

Sau đó, xác định đúng đối tượng khách hàng mục tiêu để tạo ra sản phẩm và dịch vụ phù hợp. Khảo sát nhu cầu và xu hướng tiêu dùng của họ để điều chỉnh chiến lược kinh doanh.

Lập kế hoạch và quản lý tài chính quán cà phê

Tạo ra một kế hoạch kinh doanh chi tiết bao gồm mục tiêu, chiến lược tiếp thị, dự đoán doanh thu và lợi nhuận, và các biện pháp đánh giá hiệu quả. Bên cạnh đó, đảm bảo bạn có kế hoạch quản lý tài chính rõ ràng, từ việc đầu tư ban đầu đến quản lý ngân sách hàng tháng và dự trữ tiền mặt.

Và cũng đừng ngần ngại tìm kiếm sự hỗ trợ từ các chuyên gia hoặc tổ chức hỗ trợ doanh nghiệp để có được lời khuyên và thông tin chính xác.

  >>Xem thêm: 11 bước kinh doanh quán cafe hiệu quả, bài bản chia sẻ từ người đi trước  

Chi phí mở quán cafe là bao nhiêu?

Việc chuẩn bị chi phí mở quán cafe chính xác theo quy mô, mô hình kinh doanh sẽ giúp bạn hạn chế các rủi ro về tài chính và không bị thiếu sót trong quá trình mở quán. Vậy mở quán cafe cần bao nhiêu vốn? Dưới đây là các gợi ý:

Chi phí thuê mặt bằng mở quán

Để chọn được mặt bằng phù hợp, bạn cần tiến hành khảo sát nhiều địa điểm, so sánh giá cả và thuận lợi của từng địa điểm. 

Chi phí thuê mặt bằng thường bao gồm:

• Hợp đồng thuê mặt bằng trong 1 năm: 150.000.000 đồng
• Chi phí sơn sửa và trang trí lại theo nhu cầu kinh doanh: 25.000.000 đồng
• Chi phí lắp đặt hệ thống điện nước: 10.000.000 đồng – 15.000.000 đồng
• Chi phí lắp đặt quầy pha chế, thu ngân: 15.000.000 đồng

Tổng chi phí mở quán cà phê với tiền thuê mặt bằng và các công việc liên quan sẽ tùy thuộc vào vị trí và điều kiện cụ thể của mỗi quán cafe. Đảm bảo bạn tính toán và dự trữ đủ kinh phí cho các khoản chi phí này khi chuẩn bị mở quán.

Chi phí xây dựng, thiết kế và trang trí quán cà phê

Chi phí xây dựng, thiết kế quán cafe chiếm một phần quan trọng trong vốn mở quán. Trang trí quán cafe không chỉ là việc làm thẩm mỹ mà còn giúp thu hút khách hàng. Để đảm bảo không gian quán phản ánh đúng nhóm đối tượng khách hàng mục tiêu, việc đầu tư vào xây dựng và trang trí là rất cần thiết.

Kinh phí cho hạng mục này thường phụ thuộc vào việc bạn tự thực hiện hay thuê đội ngũ bên ngoài. Nếu tự thiết kế và trang trí, bạn có thể tiết kiệm chi phí hơn so với việc thuê người. Theo khảo sát, chi phí xây dựng, sửa chữa và trang trí quán có quy mô vừa là từ 50.000.000 đồng đến 80.000.000 đồng.

Đảm bảo bạn tính toán và quản lý kinh phí một cách hiệu quả để đảm bảo quá trình xây dựng và trang trí diễn ra thuận lợi và hiệu quả.

Vốn đầu tư cơ sở vật chất, lắp đặt 

Để xác định vốn đầu tư cần thiết cho việc mở quán cafe, bạn cần tính toán chi phí đầu tư vào các trang thiết bị và cơ sở vật chất sau:

Dưới đây là bảng chi phí dự trù cho việc mở quán cafe:

Tổng chi phí cho cơ sở vật chất sẽ thay đổi tùy thuộc vào loại và số lượng thiết bị bạn chọn. Hãy đảm bảo bạn tính toán kỹ lưỡng và lựa chọn các trang thiết bị phù hợp với nhu cầu kinh doanh của mình để tối ưu hóa vốn đầu tư.

Chi phí đăng ký kinh doanh quán cà phê

Chi phí đăng ký kinh doanh quán cafe có thể bao gồm các khoản chi phí sau:

• Phí đăng ký kinh doanh: Đây là chi phí bạn phải trả cho cơ quan quản lý nhà nước để đăng ký kinh doanh. Phí này có thể dao động tùy theo loại hình doanh nghiệp và quy mô kinh doanh của bạn.
• Chi phí thủ tục: Bạn có thể phải chi trả một số chi phí nhỏ phát sinh trong quá trình làm thủ tục xin cấp phép kinh doanh, như phí làm hồ sơ, phí công chứng văn bản, phí giấy tờ...
• Chi phí tư vấn: Nếu bạn muốn nhờ người có kinh nghiệm tư vấn và hỗ trợ trong quá trình làm thủ tục, có thể phải chi trả một khoản phí tư vấn.
• Phí cửa hậu: Đây là khoản phí không chính thức mà bạn có thể phải đối mặt khi làm thủ tục tại cơ quan chính quyền địa phương.

Tổng chi phí có thể biến động tùy thuộc vào quy định của cơ quan quản lý và điều kiện cụ thể của mỗi địa phương. Để tránh phát sinh chi phí không mong muốn, bạn nên tham khảo kỹ lưỡng và nhờ người có kinh nghiệm hỗ trợ trong quá trình đăng ký kinh doanh.

Chi phí mở quán cafe với nguyên liệu làm nước

Tùy vào menu đồ uống bạn cung cấp, chi phí cho nguyên liệu sẽ thay đổi. Bạn cần căn cứ vào công thức pha chế để xác định số lượng nguyên liệu cần sử dụng. Đảm bảo nhập đủ nguyên liệu để sử dụng trong ít nhất 15 ngày, đặc biệt trong những ngày đầu khai trương khi có thể có nhu cầu sử dụng cao do các chương trình khuyến mãi. Ước tính chi phí cho phần này là khoảng 10.000.000 đồng.

Với số tiền này, bạn có thể chuẩn bị được các nguyên liệu cơ bản như cà phê, sữa đặc, sữa tươi, đường, syrup, bột ca cao, các loại nước giải khát đóng chai, nước trái cây đóng hộp và các loại trái cây tươi.

Nhớ rằng, chi phí mở 1 quán cafe cụ thể có thể thay đổi tùy thuộc vào menu đồ uống của quán và nhu cầu tiêu thụ của khách hàng. Đảm bảo bạn tính toán kỹ lưỡng để không gặp tình trạng thiếu nguyên liệu khi kinh doanh.

Dưới đây là ước tính chi phí mua dụng cụ và nguyên liệu làm cafe:

Chi phí mua phần mềm quản lý quán cà phê

Chi phí mua phần mềm quản lý quán cafe có thể biến động tùy thuộc vào tính năng, quy mô và nhà cung cấp phần mềm. Tuy nhiên, dưới đây là một số yếu tố bạn cần xem xét:

• Tính năng: Phần mềm quản lý quán cafe có các tính năng như sắp xếp bàn, đặt hàng nhanh chóng, ghi chú đặt hàng, tính tiền, quản lý kho, báo cáo kinh doanh... Chi phí sẽ phụ thuộc vào số lượng và tính năng của các tính năng này.
• Quy mô: Chi phí sẽ khác nhau tùy thuộc vào quy mô của quán cafe của bạn, số lượng máy tính và thiết bị cần cài đặt phần mềm.
• Nhà cung cấp phần mềm: Có nhiều công ty cung cấp phần mềm quản lý quán cafe trên thị trường với mức giá và chất lượng khác nhau. Bạn cần tìm hiểu và so sánh giữa các nhà cung cấp để chọn ra phần mềm phù hợp nhất với nhu cầu và ngân sách của bạn.

Việc đầu tư vào phần mềm quản lý quán cafe là một bước quan trọng giúp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp cho khách hàng, đồng thời, làm giảm chi phí kinh doanh quán cafe.

Tiền thuê nhân sự cho quán

Chi phí thuê nhân viên là một phần quan trọng trong vốn đầu tư cho quán cafe. Để có đội ngũ nhân sự chất lượng, bạn cần xem xét các yếu tố sau:

• Tuyển dụng nhân viên có tay nghề chuyên môn: Đội ngũ nhân sự đã qua đào tạo và có tay nghề chuyên môn cao sẽ giúp tiết kiệm chi phí và thời gian đào tạo.
• Tự đào tạo nhân viên: Nếu bạn có kiến thức chuyên môn về nguyên liệu và kỹ thuật pha chế thức uống, bạn có thể tự mình đào tạo nhân viên. Điều này giúp bạn kiểm soát tốt các hoạt động kinh doanh và phát triển thực đơn.
• Tham gia các khóa học pha chế: Các khóa học pha chế đặc biệt và khởi sự kinh doanh nhà hàng - cafe là cách tốt để cập nhật kiến thức và kỹ năng mới, cũng như mở rộng mạng lưới kinh doanh.

Quản lý chi phí thuê nhân viên một cách thông minh sẽ giúp bạn tối ưu hóa vốn đầu tư và hoạt động kinh doanh của quán cafe.

Dưới đây là ước tính chi phí thuê nhân viên cho việc mở quán cafe:

• Nhân viên phục vụ: 3.000.000 – 6.000.000 đồng/người (tùy thuộc vào thời gian làm việc).
• Nhân viên pha chế: 5.000.000 – 7.000.000 đồng/người/tháng.
• Quản lý cửa hàng: 7.000.000 – 9.000.000 đồng/người/tháng.
• Thu ngân: 4.800.000 – 6.500.000 đồng/người/tháng.
• Lao công: 3.500.000 – 6.000.000 đồng/tháng.

Nhớ rằng, các con số này chỉ là ước lượng và có thể thay đổi tùy thuộc vào khu vực, kinh nghiệm và chuyên môn của nhân viên. Để tiết kiệm chi phí mở quán cafe, bạn nên tìm kiếm nhân viên có tay nghề chuyên môn cao và có thể tự đào tạo hoặc đào tạo bởi chính bạn nếu có kiến thức pha chế đồ uống.

Vốn duy trì quán cafe

Vốn duy trì quán cafe là một phần quan trọng trong kế hoạch kinh doanh của bạn sau khi quán đã hoạt động. Dưới đây là các khoản chi phí cần xem xét:

• PR và marketing: Chi phí để quảng bá và quảng cáo quán cafe để thu hút khách hàng mới và giữ chân khách hàng cũ.
• Chi phí hoạt động hàng ngày: Bao gồm chi phí điện, nước, điện thoại, wifi, cũng như chi phí lương cho nhân viên.
• Nguyên liệu pha chế: Cần chi tiêu cho việc mua sắm nguyên liệu pha chế như cafe, sữa, đường, syrup và các loại nguyên liệu khác.
• Quà tặng khách hàng: Chi phí để tặng quà hoặc khuyến mãi cho khách hàng để tạo lòng tin và thu hút khách hàng quay lại.
• Chi phí phát sinh: Dự trù cho các chi phí phát sinh không mong muốn trong quá trình hoạt động quán cafe.

Để duy trì quán cafe ổn định trong khoảng 3 tháng đầu, bạn nên dành khoảng 100 triệu đồng, bao gồm các chi phí điện, nước, wifi và quà tặng. Hãy lập bảng chi tiết để biết ngân sách cần có và dự trù cho các chi phí phát sinh khi mở quán cafe. Điều này sẽ giúp bạn duy trì quán cafe một cách ổn định và tránh gặp khó khăn trong quá trình hoạt động.

  >>Xem thêm: Gợi ý 200 mẫu slogan cho quán cafe hay, độc đáo, gây ấn tượng sâu sắc với khách hàng  

Bảng dự toán chi phí mở quán cafe chi tiết

Dưới đây là bảng chi phí mở quán cafe theo thông tin bạn cung cấp:

Lưu ý: Bảng tính này chỉ là ước lượng và có thể thay đổi tùy thuộc vào điều kiện cụ thể của từng quán cafe. 

>>Xem thêm: Mở quán cafe với 100 triệu hiệu quả tăng tỷ lệ thành công

Tóm lại, việc mở quán cafe không chỉ đòi hỏi về tài chính mà còn đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và chiến lược kinh doanh. Bằng cách hiểu rõ về các khoản chi phí mở quán cafe cần thiết và quy mô kinh doanh phù hợp, bạn có thể tự tin hơn trong việc khởi nghiệp và đưa quán cafe của mình thành công trên con đường kinh doanh. Hãy tận dụng kiến thức và thông tin từ bài viết này mở quán cà phê cần bao nhiêu vốn để bước đi đúng hướng trong hành trình kinh doanh của bạn.