Khai trương một quán cafe không chỉ là việc mở cửa và chờ khách đến. Để đảm bảo sự thành công và thu hút khách hàng, cần có một kế hoạch khai trương cẩn thận. Để đảm bảo sự thành công, việc chuẩn bị cẩn thận và bài bản là rất quan trọng. Từ việc chọn vị trí lý tưởng, thiết kế nội thất đến lựa chọn menu đa dạng và phong phú. Hơn nữa, việc thêm một chút may mắn vào khai trương cũng là ý tưởng tuyệt vời. Bài viết này WiOn sẽ hướng dẫn bạn cách tổ chức một buổi khai trương quán cafe thành công, và thêm một chút "hồng phát" may mắn vào ngày đặc biệt của bạn.

Tầm quan trọng của ngày khai trương đối với quán cafe

Khai trương quán cafe không chỉ đơn thuần là một sự kiện mở cửa mới mà còn mang ý nghĩa lớn về mặt kinh doanh và văn hóa. Việc cúng khai trương được xem là nghi thức không thể bỏ qua khi bắt đầu kinh doanh với mong muốn cầu cho khởi đầu thuận lợi, suôn sẻ và gặp nhiều may mắn. 

Đồng thời, đây cũng là cơ hội để chủ quán gặp gỡ và kết nối với cộng đồng địa phương, xây dựng mối quan hệ với khách hàng tiềm năng và là dịp để gửi đi thông điệp về thương hiệu và giá trị mà quán cafe muốn truyền tải.

Trước ngày khai trương, việc quảng bá và marketing đóng vai trò quan trọng. Cần phải thông báo rộng rãi thông tin về sự kiện này thông qua các phương tiện truyền thông và mạng xã hội. Ngoài ra, việc tổ chức một buổi lễ khai trương sôi nổi và độc đáo cũng giúp thu hút sự chú ý của khách hàng.

Trong ngày khai trương, việc tạo ra một không gian thoải mái và thân thiện, cung cấp các món đồ uống chất lượng và dịch vụ tận tình là điều quan trọng nhất. Điều này giúp tạo ra ấn tượng tốt đẹp và để lại dư âm tích cực trong tâm trí của khách hàng.

Ngoài ra, việc tặng quà hoặc ưu đãi đặc biệt trong ngày khai trương cũng là một cách để tri ân và khuyến khích khách hàng đến thăm quán. Bằng cách này, quán cafe có thể thu hút được một lượng lớn khách hàng trong ngày khai trương và tạo ra sự lan tỏa tích cực về thương hiệu của mình.

Tóm lại, khai trương quán cafe không chỉ là một sự kiện kinh doanh mà còn là dịp để giao lưu, kết nối và quảng bá thương hiệu. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng và tổ chức tốt sẽ giúp đảm bảo sự thành công của sự kiện này và tạo nên nền tảng vững chắc cho hoạt động kinh doanh trong tương lai.

  >>Xem thêm: 11 bước mở quán cafe hiệu quả, bài bản chia sẻ từ người đi trước  

Lập kế hoạch khai trương quán cafe chi tiết

Lên kế hoạch và lập bảng dự trù kinh phí khai trương 

Mức chi phí bạn phải bỏ ra cho ngày khai trương sẽ quyết định quy mô của sự kiện. Bạn cần phải chuẩn bị đủ các chi phí và dự trù trước khi tiến hành để tránh sai sót. Nên nhớ rằng, không phải cứ bỏ càng nhiều tiền thì buổi khai trương quán cafe sẽ càng hoành tráng và thành công. Điều này còn phụ thuộc nhiều vào các setup và tổ chức của bạn.

Dưới đây là một plan chi tiết và dự đoán chi phí cho việc khai trương quán cafe:

Trang trí quán:

• Định rõ concept và ý tưởng trang trí cho ngày khai trương.
• Mua các vật liệu trang trí như bóng bay, banner, hoa, đèn trang trí,…
• Dự tính chi phí: Từ 5,000,000 VND đến 10,000,000 VND tùy theo kích thước và phong cách của quán.

Mua thiết bị cho hoạt động khai trương:

• Mua thiết bị phục vụ trong ngày khai trương như loa, mic, bảng hiển thị,…
• Dự tính chi phí: Từ 2,000,000 VND đến 5,000,000 VND tùy thuộc vào nhu cầu và quy mô của sự kiện.

Chi phí nhân sự:

• Tuyển dụng và trả lương cho nhân viên phục vụ, pha chế, bảo vệ,…
• Dự tính chi phí: Từ 3,000,000 VND đến 8,000,000 VND tùy thuộc vào số lượng và vị trí của nhân viên trong ngày.

Quà tặng cho khách mời:

• Chuẩn bị quà tặng nhỏ như balo, áo thun, ly sứ có in logo quán,…
• Dự tính chi phí: Từ 1,000,000 VND đến 3,000,000 VND tùy thuộc vào số lượng và loại hình quà tặng.

Tổng dự đoán chi phí: Từ 11,000,000 VND đến 26,000,000 VND.

Tùy thuộc vào ngân sách và mục tiêu kinh doanh của quán, bạn có thể điều chỉnh chi phí cho phù hợp nhất. Đảm bảo bạn lên kế hoạch chi tiết và cân nhắc kỹ lưỡng trước khi thực hiện bất kỳ khoản chi phí nào.

  >>Xem thêm: Chi phí mở quán cafe là bao nhiêu? Cần chuẩn bị những gì? - Giải đáp của chuyên gia  

Xác định thời gian khai trương

Theo quan niệm xưa của ông cha ta, xem ngày khai trương là tập tục không thể bỏ qua. Việc này giúp cho chủ quán lựa chọn được ngày giờ đẹp và hợp với tuổi của người chủ, với mong muốn ngày khai trương diễn ra suôn sẻ và gặp nhiều may mắn. Do đó, việc chọn ngày khai trương quán cafe là một quyết định quan trọng, cần phải cân nhắc kỹ lưỡng để đảm bảo sự thành công của sự kiện. Dưới đây là một số yếu tố bạn nên xem xét khi chọn ngày khai trương:

• Chọn ngày không trùng với các ngày lễ, tết để đảm bảo khách mời có thể dễ dàng tham dự và không bị xô đẩy bởi các sự kiện khác.
• Nếu có thể, bạn có thể chọn thời gian mở cửa sớm hơn so với ngày thường để có đủ thời gian chuẩn bị và đón khách một cách chu đáo.
• Xem xét vị trí của quán cafe và tình hình đi lại của người dân trong khu vực để chọn thời gian phù hợp nhất. Nếu quán nằm ở khu vực công nghiệp, có thể chọn thời gian khai trương vào buổi sáng để thu hút những người đi làm. Ngược lại, nếu quán nằm ở khu vực dân cư đông đúc, có thể chọn thời gian khai trương vào buổi tối để thu hút khách hàng dạo chơi.

Chọn ngày khai trương phù hợp không chỉ giúp sự kiện diễn ra thuận lợi mà còn tạo điểm nhấn tích cực cho sự khởi đầu kinh doanh của quán cafe.

Lên ý tưởng trang trí khai trương quán cafe

Trang trí quán cafe bắt mắt là điểm nổi bật giúp thu hút khách hàng trong ngày khai trương. Hãy chuẩn bị setup sẵn các vật dụng có trong ngày khai trương như hoa, bóng bay, băng rôn, standee,... Bên cạnh đó phần âm thanh, ánh sáng, cũng cần được chuẩn bị sẵn sàng. 

Một số ý tưởng và thiết kế để trang trí quán cafe cho ngày khai trương:

• Cổng chào và banner: Thuê người làm cổng chào với trang trí bong bóng, đèn lấp lánh để tạo điểm nhấn và thu hút sự chú ý của khách mời. Treo banner ngoài trước quán để thông báo về sự kiện khai trương và các chương trình khuyến mãi đặc biệt.
• Trang trí lối vào: Đặt các chậu cây cảnh dọc theo lối đi vào quán để tạo không gian thoáng đãng và gần gũi với thiên nhiên. Sử dụng đèn trang trí để tạo ánh sáng ấm áp và lãng mạn, kích thích sự tò mò của khách hàng.
• Khu vực đón tiếp: Chia khu vực đón tiếp thành hai phần riêng biệt cho khách quý và khách thường để dễ dàng phục vụ và tạo sự thoải mái cho mỗi nhóm khách hàng. Trang trí không gian bằng các bức tranh hoặc hình ảnh phong cảnh đẹp để tạo cảm giác thư giãn và thoải mái.
• Mái bạt đề phòng thời tiết: Lắp thêm mái bạt ở khu vực ngoài trời để bảo vệ khách hàng khỏi thời tiết xấu và tạo điểm nhấn cho không gian quán. Sử dụng mái bạt có màu sắc và kiểu dáng phù hợp với phong cách và màu sắc chung của quán.

Với những ý tưởng và thiết kế trên, bạn có thể tạo ra một không gian khai trương độc đáo và thu hút, tạo ấn tượng tích cực đối với khách hàng. Nhớ lên kế hoạch cẩn thận và cân nhắc kỹ lưỡng để phù hợp với ngân sách của quán.

Truyền thông quảng cáo khai trương quán cafe

Để thu hút sự chú ý của đông đảo khách hàng đến buổi khai trương quán cafe của bạn, việc xây dựng kế hoạch truyền thông và các chương trình khuyến mãi là vô cùng quan trọng. Dưới đây là một số ý tưởng bạn có thể tham khảo:

Kế hoạch truyền thông:

• Sử dụng các kênh truyền thông phổ biến như mạng xã hội, website, email marketing để thông báo về buổi khai trương và các chương trình khuyến mãi đặc biệt.
• Xây dựng nội dung hấp dẫn và sáng tạo để thu hút sự quan tâm của khách hàng, nhấn mạnh vào những ưu đãi đặc biệt trong ngày khai trương.
• Mời các KOL (Key Opinion Leaders) và KOC (Key Opinion Consumers) tham gia truyền thông về quán của bạn, giúp lan tỏa thông điệp đến một lượng lớn người theo dõi.

Các chương trình khuyến mãi:

• Xác định các ưu đãi đặc biệt như giảm giá, tặng quà, hoặc combo đặc biệt dành cho khách hàng trong ngày khai trương.
• Nếu có nguồn lực đủ lớn, bạn có thể mời ca sĩ, người nổi tiếng tham gia vào buổi khai trương để tạo điểm nhấn và thu hút lượng khách hàng lớn là fans của họ.
• Sử dụng hình ảnh và video của các chương trình khuyến mãi để lan tỏa trên các kênh truyền thông và tạo sự chia sẻ từ cộng đồng mạng.

Bằng cách này, bạn có thể tạo ra một kế hoạch truyền thông và các chương trình khuyến mãi hiệu quả, giúp buổi khai trương quán cafe của bạn thu hút được nhiều khách hàng và tạo ra sự chú ý từ cộng đồng.

>>Xem thêm: 100+ Mẫu caption cho quán cafe siêu hay quảng cáo sáng tạo thu hút khách hàng

Lên kịch bản chương trình khai trương quán cafe liên quan

Để tạo không khí sôi động và vui vẻ trong buổi lễ khai trương quán cafe, bạn có thể xây dựng các chương trình liên quan và kế hoạch cho chương trình khuyến mãi và quà tặng như sau:

• Thuê đội ngũ PG và MC chuyên nghiệp để dẫn dắt chương trình và tạo không khí vui vẻ và sôi động trong buổi lễ.
• Đảm bảo nhân sự cho ngày khai trương tận tình, chu đáo, và nhanh nhẹn để xử lý mọi tình huống phát sinh một cách linh hoạt và hiệu quả.
• Chuẩn bị kỹ lưỡng về âm thanh và ánh sáng để tạo không gian thoải mái và hấp dẫn cho khách hàng.
• Có kế hoạch cho chương trình khuyến mãi và quà tặng. Xác định các chương trình khuyến mãi hấp dẫn như giảm giá vào khung giờ vàng, chiết khấu phần trăm cho tổng hóa đơn, hoặc tổ chức chương trình bốc thăm trúng thưởng.
• Tặng quà lưu niệm có in logo tên thương hiệu của quán để tạo ấn tượng và nhắc nhở khách hàng về quán trong tương lai. 
• Cân nhắc và lựa chọn các hình thức khuyến mãi phù hợp với ngân sách của quán và không quá phức tạp để tránh gây loạn cho khách hàng.

Bằng cách này, bạn có thể tổ chức một buổi lễ khai trương thành công, vui vẻ và thu hút được nhiều khách hàng đến tham dự, đồng thời tạo ấn tượng tích cực với họ về quán cafe của bạn.

Đào tạo nhân sự và chuẩn bị thiết bị cho sự kiện

Hình ảnh và thái độ của nhân viên là một trong những yếu tố để khách hàng đánh giá thương hiệu quán cafe của bạn. Do đó, bạn cần phải tổ chức các buổi đào tạo đội ngũ nhân viên về các công việc cần làm trước, trong và sau buổi khai trương để họ nắm rõ các quy trình. Một số lưu ý khi đào tạo cho nhân viên trước khi khai trương quán cà phê:

• Lập kế hoạch training: Xác định các kỹ năng cần thiết cho từng vai trò nhân viên, bao gồm phục vụ, pha chế, quản lý quán, và những kỹ năng giao tiếp và giải quyết vấn đề. Lập kế hoạch training dựa trên các kỹ năng cần thiết, bao gồm cả lý thuyết và thực hành.
• Chạy thử hoạt động: Tổ chức buổi chạy thử hoạt động trước ngày khai trương từ 2-3 ngày, giả lập các tình huống thực tế mà nhân viên có thể gặp phải. Mời bạn bè, người thân đến quán với tư cách là khách hàng để nhận xét và đánh giá về dịch vụ và thái độ phục vụ của nhân viên.
• Đào tạo kỹ năng giao tiếp: Huấn luyện nhân viên về kỹ năng giao tiếp cơ bản và làm thế nào để tương tác với khách hàng một cách chuyên nghiệp và lịch sự. Thực hành các kịch bản tương tác với khách hàng để cải thiện kỹ năng giao tiếp và giải quyết tình huống.
• Tạo sự tự tin: Khuyến khích và tạo điều kiện để nhân viên tự tin trong vai trò của mình, từ việc giao tiếp đến phục vụ và giải quyết vấn đề. Cung cấp phản hồi và hỗ trợ tích cực để nhân viên cảm thấy được động viên và định hình lại kỹ năng của họ.

Toàn bộ quy trình tổ chức khai trương quán cafe

Quy trình cơ bản để tổ chức một buổi lễ khai trương quán cafe, bạn có thể điều chỉnh để phù hợp với điều kiện cụ thể của mình:

1. Lễ tân tiếp đón khách mời và sắp xếp chỗ ngồi.
2. MC tuyên bố khai mạc và giới thiệu các khách mời tham dự.
3. Đại diện chủ cửa hàng tuyên bố khai trương và phát biểu cảm nghĩ.
4. Múa lân khai trương mang ý nghĩa tâm linh, cầu mong may mắn và sự phát triển thuận lợi.
5. Trình chiếu các video giới thiệu sản phẩm, dịch vụ của quán cafe.
6. Chủ cửa hàng và các đại biểu thực hiện nghi thức cắt băng khai trương.
7. Chương trình văn nghệ để khuấy động không khí buổi lễ.
8. Mời khách mời tham quan quán cafe.
9. Tổ chức tiệc teabreak hoặc tiệc mặn tùy theo yêu cầu của chủ quán.
10. Chủ cửa hàng lên sân khấu gửi lời cảm ơn đến khách mời.
11. Kết thúc buổi lễ khai trương và tiễn khách.

Quy trình này sẽ giúp buổi lễ khai trương diễn ra một cách trơn tru và ấn tượng, để lại ấn tượng tốt với khách mời và tạo điểm nhấn cho quán cafe của bạn.

Một số điều cần lưu ý khi chuẩn bị khai trương một quán cafe

Kiểm tra các món ăn, nước

Trước khi quán chính thức khai trương, việc thử nghiệm các món nước và chạy demo là vô cùng quan trọng. Một số bước bạn có thể thực hiện:

• Tổ chức buổi thử nghiệm món nước: Mời những người có kinh nghiệm trong ngành pha chế, bạn bè và người thân đến thử nghiệm các món nước trong menu. Yêu cầu họ đánh giá chất lượng của ly nước thông qua hương vị, cách pha chế và trang trí.
• Thu thập phản hồi: Ghi lại ý kiến và phản hồi từ những người tham gia thử nghiệm. Họ có thể đưa ra những gợi ý và ý kiến quý báu để bạn có thể cải thiện và điều chỉnh menu nước của mình.
• Điều chỉnh và cải thiện: Dựa trên phản hồi nhận được, hãy linh hoạt điều chỉnh cả về hương vị và cách trang trí của các món nước để đảm bảo chất lượng tốt nhất trước ngày khai trương.

Bằng cách này, bạn có thể đảm bảo rằng menu nước của quán đã được kiểm tra kỹ lưỡng và sẵn sàng để đáp ứng sự mong đợi của khách hàng trong ngày khai trương.

Chạy thử quán

Nên chạy thử quán khoảng 1 tuần trước khi khai trương chính thức để đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ và thuận lợi. 

• Thu nhận ý kiến đóng góp: Dành thời gian để thu thập ý kiến và phản hồi từ bạn bè, người thân và khách hàng tham gia. Họ có thể đưa ra những ý kiến quý báu và góp ý cần thiết để bạn có thể điều chỉnh và cải thiện trước ngày khai trương chính thức.
• Điều chỉnh và khắc phục: Dựa trên phản hồi nhận được, hãy điều chỉnh và khắc phục các vấn đề phát sinh, bao gồm cả đồ uống, thái độ phục vụ và mọi thông tin liên quan khác.
• Giới hạn số lượng khách tham dự: Để đảm bảo quá trình chạy thử diễn ra một cách hiệu quả, hãy giới hạn số lượng khách tham dự để bạn có thể tập trung vào việc thu thập phản hồi và cải thiện.
• Chuẩn bị kế hoạch cho ngày khai trương: Dựa trên kinh nghiệm từ quá trình chạy thử, chuẩn bị kế hoạch chi tiết cho ngày khai trương, bao gồm cả việc điều chỉnh menu, trang trí và quản lý nhân viên.

Bằng cách này, bạn có thể đảm bảo rằng quán cafe của bạn sẽ khai trương một cách suôn sẻ và đáp ứng được sự mong đợi của khách hàng.

Dự trù các rủi ro

Bất kể sự kiện này cũng tồn động nhiều rủi ro, do đó, việc dự trù và quản lý rủi ro là một phần quan trọng trong việc tổ chức sự kiện, bao gồm cả buổi khai trương quán cafe. 

• Xác định các rủi ro có thể xảy ra: Điều này có thể bao gồm việc thiếu nhân viên, vấn đề kỹ thuật, thời tiết xấu, hoặc thậm chí là vấn đề an ninh.
• Phân tích và đánh giá mức độ rủi ro: Xác định mức độ ảnh hưởng của mỗi rủi ro đối với sự kiện của bạn và ưu tiên xử lý những rủi ro nào có thể gây ảnh hưởng lớn nhất.
• Phát triển phương án khắc phục: Lập kế hoạch và chuẩn bị các biện pháp phòng tránh và xử lý cho mỗi rủi ro. Đảm bảo rằng bạn và đội ngũ của mình biết cách đối phó với các tình huống không mong muốn.
• Xem xét việc thuê công ty tổ chức sự kiện: Nếu bạn cảm thấy không tự tin trong việc quản lý và giảm thiểu rủi ro, hãy xem xét việc thuê một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Họ có kinh nghiệm và kiến thức để xử lý mọi vấn đề một cách hiệu quả và đảm bảo sự thành công của sự kiện.

Bằng cách này, bạn có thể tăng cường khả năng quản lý rủi ro và đảm bảo rằng buổi khai trương quán cafe của bạn diễn ra một cách suôn sẻ và thành công.

Như vậy, việc khai trương quán cafe không chỉ là một sự kiện đơn giản mà còn là bước khởi đầu quan trọng cho sự thành công trong kinh doanh. Bằng sự chuẩn bị kỹ lưỡng, sự sáng tạo và sự nhiệt tình, bạn có thể tổ chức một buổi khai trương đầy ý nghĩa và thu hút khách hàng. Đừng quên luôn lắng nghe phản hồi từ khách hàng và tiếp tục cải thiện để quán cafe của bạn ngày càng phát triển. Chúc bạn thành công và hãy luôn may mắn trên con đường kinh doanh của mình!